Le congrès d’automne de la Société Suisse de Médecine Interne Générale (SSMI) a marqué le début d’une nouvelle ère pour la médecine interne. 17. et Le plus grand congrès médical depuis le lockdown national s’est tenu les 17 et 18 septembre en dehors des plateformes virtuelles, avec 700 participants. C’est par un beau temps estival et sous des mesures de protection strictes que les médecins et les partenaires du congrès se sont réunis au Palazzo dei Congressi à Lugano. Sans apéro, mais avec un masque. Le secrétaire général, le Dr Lars Clarfeld, tire un bilan positif.
C’est sous la devise “La médecine en mouvement” que la SSAI a organisé cette année son congrès d’automne et a eu le plaisir d’accueillir un grand nombre de visiteurs. Le nombre limité de participants a été atteint en très peu de temps et les ateliers, les mises à jour et les conférences ont été très fréquentés par des représentants de toutes les régions linguistiques.
Déjeuner en plein air
Le concept de protection prévoyait, outre l’obligation générale de porter un masque et l’enregistrement des données des visiteurs, l’interdiction de consommer dans le bâtiment du congrès. Il a donc fallu renoncer aux apéritifs et aux déjeuners pendant les conférences. A la place, les organisateurs ont misé sur des paniers-repas qui pouvaient être consommés à l’extérieur. Si l’air frais pendant la pause déjeuner a certainement ses avantages lorsque les températures sont estivales, cette approche risque d’être plus difficile à mettre en œuvre au cours des saisons à venir.
Afin de continuer à minimiser le risque d’infection, l’inscription des participants a été déplacée à l’extérieur. Les distributeurs de désinfectants présents partout n’étaient donc pas les seuls à témoigner des efforts importants déployés pour permettre une visite du congrès aussi sûre que possible. Mais le concept de protection s’est-il avéré efficace et réalisable ? Quelles étaient les difficultés ? Et l’organisation physique d’autres congrès médicaux est-elle réaliste dans un avenir proche ? Nous avons discuté de ces questions et d’autres avec le secrétaire général de la SSMI, le Dr Lars Clarfeld, le 28 septembre 2020.
Dr Clarfeld, le 4e congrès d’automne de la SSAI a été l’un des premiers congrès médicaux à être organisé sur place après le lockdown. Quelles ont été pour vous les raisons déterminantes d’une réalisation physique ?
Avant toute chose, il me semble important de préciser que la sécurité des participants a toujours été notre priorité. L’une des principales raisons pour lesquelles nous avons organisé cette manifestation sous cette forme était le souhait de nos membres de travailler en réseau. En outre, notre format aurait été difficile à mettre en œuvre par voie électronique avec de nombreux événements parallèles.
Après le report de notre 5e congrès de printemps à l’année prochaine, nous avons décidé que la formation continue ne pouvait pas être mise en pause de manière permanente. Si la fin de la situation actuelle était prévisible dans quelques mois, il aurait été possible d’envisager un report. Cependant, si l’on considère les choses de manière réaliste, le thème du COVID-19 nous occupera probablement toujours autant en 2021. Pour nous, il n’était tout simplement pas question de ne pas proposer de congrès pendant deux ans ou de n’avoir qu’un seul congrès électronique pendant cette période. Nous avons donc étudié les possibilités d’organiser notre congrès dans des conditions de sécurité dans la situation actuelle.
Quelles sont les mesures prises par la SSAIM pour faire face au risque d’infection ?
Un élément clé de la sécurité était, comme pour d’autres événements, le port strict du masque. A titre d’exception, seuls les intervenants ont pu s’exprimer sans masque dans les grandes salles, à une distance suffisante du public. La nourriture a été un problème plus important pour nous. Vous ne pouvez pas passer deux jours sans donner à manger aux visiteurs. D’autre part, boire un café ensemble et porter un masque ne sont pas compatibles. Bien que cela ait été extrêmement difficile, d’autant plus que la socialisation est un élément essentiel de ce type de congrès, nous avons donc renoncé aux pauses café et interdit la consommation dans toute la zone intérieure. Au lieu de cela, des gourdes ont été distribuées à tous les participants ainsi que des paniers-repas. Il était important pour nous de pouvoir appliquer le concept de protection en toute sécurité et de maintenir l’incitation à se réunir sans masque aussi basse que possible.
Comment ces mesures ont-elles été acceptées ?
Elle était très bonne. Nous avions anticipé davantage de problèmes, notamment au niveau de la nourriture. Pour autant que je sache, il n’y a pas eu d’incident. Le port du masque a également été très bien respecté. 99% des participants ont porté le masque correctement. Dans mon rôle de responsable de la sécurité, j’étais présent au congrès et j’ai vu ici et là quelqu’un qui ne portait pas le masque correctement. Nous avons ensuite abordé ces personnes, et il n’y a eu qu’une seule discussion. Toute l’équipe avait reçu pour instruction de s’adresser aux visiteurs en cas d’infraction, ce qui a très bien fonctionné. Dans l’ensemble, notre cohérence dans l’application a été bien perçue, car les mêmes règles s’appliquaient à tous. Nous avons reçu de nombreux commentaires positifs à ce sujet.
Selon vous, y a-t-il eu des incidents critiques concernant le risque d’infection pendant le congrès ?
Non, pas à ma connaissance. Les gens ont vraiment fait preuve d’un comportement exemplaire. Même dans les toilettes, je n’ai vu personne sans masque. L’un ou l’autre a baissé son masque en parlant au téléphone, ce qui semble être un réflexe répandu. La plupart du temps, un simple signe de la main suffisait à convaincre le participant de remettre correctement le protège-nez et la bouche. Jusqu’à présent, aucune contagion n’a été signalée au Congrès. De même, à ma connaissance, personne n’a participé avec une infection au COVID-19.
Avez-vous rencontré des défis particuliers auxquels vous ne vous attendiez pas ?
Le grand défi était l’incertitude. Le niveau de stress pendant la préparation était certainement deux fois plus élevé que pour un congrès “normal”. Il y a toujours la question de savoir comment la pandémie évolue, s’il y a de nouvelles réglementations, etc. Pour la première fois, nous avons dû faire face à cette situation lors de l’organisation de notre examen de spécialité en juin. Nous avions élaboré un concept exemplaire pour un immense hall à Bâle de 32 000 m2. La distance minimale a pu être respectée sans problème et le port du masque était également obligatoire ainsi que des horaires d’entrée échelonnés. Deux ou trois semaines avant l’événement, la limitation à 300 participants est arrivée. Il aurait été possible d’adapter le concept aux nouvelles réglementations, mais nous pensons que cela aurait dégradé la sécurité sur le terrain. Nous avons alors heureusement pu obtenir une dérogation auprès du canton de Bâle. Même la clarification des responsabilités est parfois complexe. En plus de cette incertitude jusqu’à la dernière minute, nous avons dû faire face à une situation particulière lors du congrès d’automne : c’était la première fois que nous tenions le registre du congrès en interne, ce qui représentait un défi supplémentaire.
Dans l’ensemble, la prévisibilité actuelle est tout simplement beaucoup moins bonne que ce à quoi nous sommes habitués. Je reviens ici à l’exemple de la restauration. Normalement, on prévoit un peu moins, car il y a toujours des absences et des personnes qui ne mangent pas au congrès. Si la nourriture vient à manquer, cela ne pose pas de problème majeur, car il est toujours possible d’en rajouter. Cette option n’existe pas pour la distribution de sacs à déjeuner, où le nombre exact doit être préparé. Il faut également tenir compte du fait que les participants mangent à des heures différentes et qu’il faut donc retenir des paquets – ni trop, ni trop peu – en conséquence. Il y a vraiment un surcroît de travail d’organisation sur tous les fronts. Et il y a des coûts supplémentaires. Bien que nous n’ayons pas eu de pauses café, les repas étaient plus chers que d’habitude. Un autre exemple est l’enregistrement, qui a eu lieu pour la première fois à l’extérieur. Des tentes supplémentaires ont dû être montées. Même ce qui semble être des détails, comme la remise des masques, devient soudain un défi. Nous avons alors opté pour la remise de boîtes dans lesquelles les masques ont été distribués. Il a fallu des heures de travail pour les remplir. Dans l’ensemble, tout a été très laborieux. Je dois adresser un grand compliment à mon équipe.
Puisque, comme vous le dites, on ne savait jamais comment la situation allait évoluer : Y avait-il un plan B ?
Un congrès électronique comme plan B était à l’ordre du jour. Mais nous avons décidé de ne pas le faire. Miser sur les deux en parallèle aurait entraîné des coûts très élevés. Pour les petits événements avec une seule piste d’événement, c’est certainement une option. Mais avec une configuration aussi complexe que celle du congrès d’automne, l’imagerie électronique aurait été très difficile. Nous voyons le besoin de solutions électroniques et aussi leur potentiel. D’autre part, à une époque où tant de choses se passent par voie électronique, nous constatons également un désir de se rencontrer à nouveau physiquement. En particulier, en ce qui concerne le réseautage, on ne peut pas comparer un congrès physique à un événement électronique.
Le congrès a affiché complet extrêmement rapidement. Comment avez-vous vécu la ruée vers les places ?
Le processus d’inscription était tout à fait normal. Nous nous attendions plutôt à ce qu’il y ait moins d’inscriptions en raison de la pandémie. Nous avons été d’autant plus satisfaits de la forte demande. Deux semaines avant l’événement, nous avons décidé de fermer l’enregistrement afin de pouvoir rester fidèles à notre concept de sécurité. Nous voulions à tout prix éviter d’être trop à l’étroit.
Vous avez déclaré que la forte demande vous avait surpris. A quoi attribuez-vous le grand besoin des médecins de participer physiquement aux congrès ?
Outre la formation continue, le réseautage est une raison déterminante pour assister au congrès. L’échange avec les collègues, y compris sur d’autres sujets qui ne sont pas liés à la formation continue, est manifestement un grand besoin.
Dans tout ce processus de pesée pour et contre la mise en œuvre, une décision doit être prise à un moment donné. Quand ce moment est-il arrivé ?
Je ne me souviens pas exactement du moment où nous avons décidé de suivre cette voie. Environ quatre à cinq semaines avant, la décision finale a été prise. C’est aussi une question d’équité vis-à-vis des partenaires, qui doivent également planifier de leur côté. A un moment donné, les exposants doivent également déclencher des processus. A partir du moment où les stands d’exposition, par exemple, sont commandés, il est vraiment difficile de faire marche arrière. Tout cela est bien sûr difficile à prévoir et à planifier. L’évolution du nombre d’infections a fini par jouer en notre faveur.
D’une part, les chiffres au Tessin étaient relativement favorables et, d’autre part, tout l’environnement était extrêmement sensibilisé. C’est très important pour une réalisation sûre, qui comprend bien sûr le voyage, l’hôtel et ainsi de suite. Nous avions le sentiment d’être dans un environnement très sûr.
Y a-t-il eu des annulations en raison de COVID-19 ?
Il y en avait très peu. Certains intervenants étaient en vidéo pour diverses raisons et une lauréate n’a pas pu se déplacer en raison des règles de quarantaine. Certains participants ont également annulé leur participation en raison de symptômes de maladie, ce que nous avons bien entendu géré de manière conciliante. Il y a également eu quelques personnes qui ne sont pas venues en raison de leur fonction et du risque résiduel qui subsiste. Les interdictions des hôpitaux de se rendre à des congrès, encore répandues au printemps, n’étaient plus un sujet majeur lors du congrès d’automne.
Que retirez-vous pour les futurs congrès ?
Nous avons vu qu’il est possible d’organiser un congrès de plus grande envergure, même dans des périodes comme celles-ci. Mais il ne faut en aucun cas sous-estimer l’entreprise. Le facteur de stress est considérablement plus important, notamment en raison de l’incertitude. Il est très important de rester fidèle à soi-même et de ne jamais perdre de vue que la sécurité des participants est primordiale.
Ce que nous avons également vu, c’est qu’au moins dans le milieu médical, les mesures semblent être très bien acceptées et bien appliquées. Il s’agit bien sûr d’un groupe particulier, dans lequel on peut en principe supposer que l’utilisation correcte des masques et les mesures d’hygiène sont connues.
Je pense que l’organisation de chaque congrès dans la situation actuelle est toujours une réflexion au cas par cas et dépend d’un grand nombre de facteurs. Cela inclut non seulement le nombre d’infections, mais aussi les réglementations en vigueur. Si, du point de vue de la vie normale, il doit à nouveau être possible d’assister à des matchs de football ou de hockey sur glace, cela relativise bien entendu l’organisation de congrès. L’incertitude, qui est aussi le plus grand défi, demeure jusqu’au dernier moment et chaque concept doit être adapté au lieu où il se déroule.
Le congrès de printemps prévu de la SSMI aura-t-il lieu à Bâle ?
Pour l’instant, je le pense, mais bien sûr sous réserve de l’évolution de la pandémie. Notre volonté d’organiser le congrès est grande. Je pourrai vous dire avec certitude le jour de l’ouverture du congrès s’il aura effectivement lieu.
Y a-t-il quelque chose que vous feriez différemment la prochaine fois ?
Je pense que notre concept de sécurité était très raisonnable et que nous le planifierions à nouveau exactement de la même manière pour le site de Lugano. Bien sûr, le concept n’est pas facilement transposable à d’autres lieux et à d’autres nombres de participants, mais pour le setting du congrès d’automne, nous avons très bien réussi. Il est clair qu’il y a eu une certaine courbe d’apprentissage qui, nous l’espérons, facilitera l’organisation de futurs congrès. Par exemple, nous pensions au départ que les informations recueillies auprès des participants lors de leur inscription suffiraient. Au cours des préparatifs, nous nous sommes toutefois rendu compte que le lieu de travail ne suffisait pas pour les autorités cantonales, mais que celles-ci exigeaient le domicile et le numéro de téléphone de chaque visiteur pour un suivi potentiel. Nous avons ensuite dû ressaisir ces informations lors de l’enregistrement, ce qui ne nous arriverait plus si nous recommencions. D’autres choses, comme la distribution des masques, ont nécessité de nouvelles approches, mais nous les appliquerons de la même manière lors du prochain congrès.
Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont participé à l’organisation de ce congrès.
Interview réalisée par Amelie Stüger le 28 septembre 2020.
HAUSARZT PRAXIS 2020 ; 15(10) : 36-38 (publié le 22.10.20, ahead of print)
