Dans la vie quotidienne d’un cabinet dentaire, le stress peut vite s’installer. La communication, la cohésion et la prise de conscience de chaque situation peuvent aider en période de stress.
Qui n’a pas connu cela ? A peine arrivé au cabinet le matin, tout se passe différemment de ce que l’on pensait et les priorités doivent être réorganisées. Cette situation peut rapidement mettre le médecin et l’équipe du cabinet à rude épreuve. En effet, la journée ne compte que 24 heures. La question se pose donc de savoir s’il existe une recette pour mieux gérer le stress dans la pratique quotidienne. Comment améliorer le travail d’équipe pour qu’il fonctionne de manière optimale, même en période de forte activité ?
La communication, un facteur clé
L’activité trépidante d’un cabinet médical sollicite toute l’équipe et, dans la perspective d’un coaching, oriente l’attention sur deux questions :
- Collaboration au sein de l’équipe du cabinet : les compétences, les responsabilités et les procédures sont-elles clairement définies ? Chaque membre de l’équipe peut-il utiliser ses points forts ou certains aspects pourraient-ils être mieux gérés ?
- Communication au sein de l’équipe du cabinet : comment communiquer entre nous ? Comment communiquer dans des situations stressantes ? Qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’est-ce qui doit être amélioré ? Quelles sont les solutions et les idées de l’équipe pour y parvenir ?
Pour améliorer l’interaction, il faut d’une part mettre en évidence les aspects positifs et donc souligner les points forts. D’autre part, les problèmes et les points d’achoppement doivent être nommés afin que des propositions d’amélioration puissent être élaborées en commun.
Une échelle de 1 à 10 (1=mauvais, 10=très bon) permet à chaque membre de l’équipe d’évaluer rapidement la situation en matière de collaboration et de communication. Il est possible de considérer les choses sous différents angles, ce qui peut à son tour inspirer de nouvelles approches au sein de l’équipe.
Regard sur les situations qui fonctionnent bien
Dans un premier temps, l’accent est mis sur les situations qui se déroulent particulièrement bien. Les points mentionnés sont notés sur des cartes d’animation et rassemblés sur un tableau d’affichage :
- Quelle est la situation lorsque tout se passe bien ?
- Que faut-il concrètement pour que les évaluations puissent être augmentées par petites touches sur l’échelle ?
Les conclusions concernant la coopération et la communication sont collectées et discutées. Où les membres de l’équipe sont-ils du même avis, où y a-t-il des divergences ? Quelles sont les explications des divergences de points de vue ? Quelles sont les autres approches qui peuvent être améliorées ? Qu’est-ce qui serait différent si tout se passait parfaitement ? Quel est le rôle de chaque membre de l’équipe et de la direction du cabinet ? L’étape suivante consiste à définir des stratégies et des mesures concrètes en équipe.
Les échanges au sein de l’équipe du cabinet sont particulièrement précieux dans ce type d’ateliers. Il est également très important de valoriser le travail de chacun. Il n’y a souvent pas assez de temps pour cela dans la pratique quotidienne. La répartition des compétences et des responsabilités au sein de l’équipe est généralement un travail agréable en atelier, car il est possible de donner suffisamment d’espace à la tâche. Ce renforcement et cette attribution sont la base pour travailler main dans la main dans des situations stressantes et pour pouvoir compter les uns sur les autres.
Regard sur les situations stressantes et difficiles
Il vaut également la peine de se concentrer sur les situations stressantes et difficiles :
- Comment se manifestent les situations stressantes et difficiles ?
- Comment ces situations se produisent-elles ?
- Comment mieux les gérer ?
- Quelles sont les trois à cinq règles concrètes que nous retenons pour mieux gérer ces situations à l’avenir ?
Sensibilisation
En se penchant sur les situations qui fonctionnent bien et celles qui sont difficiles, l’équipe du cabinet médical prend conscience des situations difficiles, de leurs causes et de leurs conséquences sur la collaboration entre les équipes au quotidien. Grâce à la visualisation à l’aide de l’échelle et des cartes d’animation, ainsi qu’à l’examen de différentes perspectives, l’équipe obtient une vue d’ensemble de diverses situations et peut en tirer les conclusions nécessaires pour améliorer la collaboration et la communication dans des situations stressantes. En outre, chaque membre de l’équipe reconnaît que chaque situation quotidienne est un terrain d’apprentissage pour le développement personnel et l’interaction au sein de l’équipe. Au final, c’est la performance globale de l’équipe qui compte. Cela augmente également la motivation de chacun.
Transfert dans la pratique quotidienne
Il est particulièrement utile pour une équipe d’obtenir des éclaircissements sur les causes des situations stressantes et difficiles. Une équipe que j’ai eu l’occasion d’encadrer dans ce processus échange désormais régulièrement lors de réunions sur les situations difficiles afin de se développer et de prendre conscience de la nécessité d’une approche adéquate au sein de l’équipe et avec les patients. Cela améliore la communication et le flux d’informations. La perspective du patient, avec ses attentes et ses besoins, est plus aiguisée ; cela facilite à la fois la gestion du patient et la collaboration au sein de l’équipe.
PRATIQUE DU MÉDECIN DE FAMILLE 2019 ; 14(7) : 6-7
