Intervista con Inge Hanser, Amministratore delegato CPO HANSER SERVICE
Signora Hanser, lei è un’organizzatrice di congressi da 40 anni, in cosa consiste esattamente la sua attività?
Inge Hanser:
Organizziamo congressi nazionali e internazionali in Germania, Europa e nel mondo. Si tratta per lo più di congressi scientifici, ma organizziamo anche eventi non scientifici. I congressi scientifici sono principalmente congressi medici. Abbiamo iniziato la nostra attività ad Amburgo con la società “CPO Hanser Service Hanser & Co GmbH” e sei mesi dopo abbiamo fondato una seconda società a Berlino. Berlino è molto interessante come sede, con un centro congressi molto grande e molti congressi internazionali. Offriamo il cosiddetto “servizio completo”, ossia organizziamo congressi dalla A alla Z, a partire dalla domanda su dove si possa svolgere il congresso fino alla preparazione del budget, alla programmazione, al concetto di marketing e pubblicità, alle prenotazioni alberghiere, al personale in qualsiasi forma, alla tecnologia, ecc. Ci occupiamo dell’esposizione, della sponsorizzazione, dell’organizzazione dei programmi di supporto, cioè di tutto ciò che fa parte di un congresso, fino agli aspetti fiscali e, successivamente, alle statistiche e alle fatture.
Aveva molta concorrenza all’epoca?
Inizialmente siamo partiti da Amburgo e ci siamo concentrati sui congressi che si svolgevano in Germania. All’epoca non c’erano molti concorrenti qui, sono arrivati solo nel corso degli anni successivi. Oggi abbiamo a che fare con molti concorrenti, compresi quelli con una reputazione internazionale, ma anche con molti piccoli, i cosiddetti PCO, che non meritano davvero questo nome (Professional Congress Organisers), che organizzano eventi altrettanto piccoli.
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Questi piccoli PCO stanno cercando di entrare in affari con prezzi bassi?
Queste aziende sono costrette a fare affari con prezzi bassi, il che ovviamente è un problema anche per noi, perché ci sono diverse aziende che devono guardare al denaro molto da vicino e pensano erroneamente che se accettano il servizio di un piccolo PCO con prezzi più bassi, otterranno la stessa qualità, il che non è corretto.
Chi si occupa degli abstract e dei relatori nell’ambito dell’organizzazione del congresso?
Di solito questo viene fatto dalla società professionale con un comitato scientifico, che determina il programma e seleziona anche i relatori principali e poi ci dice chi vorrebbe invitare. Da lì, di solito conduciamo la corrispondenza con i relatori principali e organizziamo gli ulteriori dettagli. Ma questa è solo una parte della pianificazione dei contenuti di un congresso: In relazione a un “Call for Papers”, gli scienziati di tutto il mondo sono invitati a presentare contributi; questi abstract, brevi contributi di possibili sessioni, vengono raccolti da noi e consegnati al comitato scientifico, che li esamina e li valuta e decide quali di essi vengono accettati e quali no. C’è una suddivisione in “presentazioni orali” e “presentazioni di poster”, perché non è possibile presentare tutti gli abstract che sono stati accettati in un congresso all’interno di un’unica sessione, anche perché le capacità della sala non sono sufficienti per questo. Quindi il contenuto effettivo del programma è solitamente determinato dall’associazione e poi noi lo organizziamo.
Come sono stati finanziati i congressi in passato?
Non ci sono quasi società professionali che possono investire fondi per organizzare un congresso – o non vogliono farlo. Di norma, un congresso deve autofinanziarsi, attraverso i contributi dei partecipanti, attraverso i contributi per la registrazione dei partecipanti e attraverso il coinvolgimento dell’industria, cioè attraverso la partecipazione dell’industria al congresso. attraverso la sponsorizzazione o la partecipazione a mostre… Ma ci sono anche congressi che ricevono un sostegno aggiuntivo, sia attraverso alcune fondazioni, sia attraverso i fondi dell’UE o talvolta, quando i congressi si svolgono in determinate città, attraverso le sovvenzioni della rispettiva città o del Paese.
Com’è andata in passato con la partecipazione ai simposi del settore e alla mostra del settore, ci sono state critiche da parte della classe medica riguardo al coinvolgimento dei farmaci o è stato accolto bene?
In passato, tutto è stato accolto molto positivamente; in passato, anche l’industria ha invitato molto spesso i partecipanti a prendere parte al congresso. Oggi questo è cambiato molto, perché a causa dei diversi codici farmaceutici esistenti, l’industria non può più invitare i medici così facilmente, per non dire che non può invitarli affatto. Pertanto, i partecipanti devono ora finanziare la propria partecipazione al congresso e questo spesso significa che i congressi di oggi spesso, non sempre, hanno un numero inferiore di partecipanti rispetto al passato.
Cos’altro ha portato con sé il Codice sulla trasparenza?
I codici dell’industria farmaceutica si sono già fatti sentire. Innanzitutto, esistono codici diversi dell’industria farmaceutica e dei produttori di dispositivi, che in parte si contraddicono tra loro, il che non ci facilita la gestione. Di norma, si tratta soprattutto di una trasparenza completa. Ora, un fattore importante è il luogo in cui ha sede l’azienda farmaceutica: Se l’azienda ha sede negli Stati Uniti, ad esempio, i regolamenti sono solitamente molto più severi rispetto a quelli di un’azienda con sede in Europa. L’esperienza dimostra, tuttavia, che i regolamenti più severi degli Stati Uniti hanno stabilito la tendenza qui, che si riflette anche in Europa poco dopo.
In linea di principio, le aziende sono chiamate a rivelare pubblicamente con quanto denaro sostengono un congresso. Queste informazioni sono pubblicate su un sito web, oltre che in alcune pubblicazioni. Quanto denaro ha investito l’azienda nell’ospitare un simposio satellite, quanto in uno stand espositivo… questo si spinge anche fino a dover distinguere quale relatore è in quale dipendenza da determinate aziende, quali fondi riceve – ma non solo per i simposi di settore, ma per qualsiasi programma scientifico oggi, il relatore deve rivelare esattamente dove è finanziato da chi. Non si possono più distribuire regali ai partecipanti; negli Stati Uniti, un’azienda che distribuisce una biro deve addirittura registrare per nome a chi è stata regalata la penna. Il catering potrebbe non essere più sponsorizzato, cioè le pause caffè o i pranzi sono stati per lo più cancellati. Recentemente abbiamo avuto un caso in cui un’azienda non poteva più servire il caffè nel suo stand fieristico.
Si è trattato principalmente di un’iniziativa di autoimpegno da parte dell’industria farmaceutica. Questo auto-impegno porta alla fine al fatto che possono presentare la loro ricerca, i loro prodotti, solo a un gruppo target più ristretto durante i congressi.
Esatto, si tratta di un’autoregolamentazione che il settore si è imposto. Negli Stati Uniti esistono alcune norme legali, ma sono molto più deboli, ma la maggior parte delle norme sono state elaborate dal settore. La risposta della classe medica è eterogenea: alcuni medici sono favorevoli all’iniziativa di trasparenza, altri rifiutano addirittura qualsiasi sostegno dell’industria e pagano il proprio catering. E ci sono anche alcuni congressi, ancora pochi, che gestiscono i loro eventi interamente senza il sostegno dell’industria. Può funzionare, ma non è facile.
Sempre più produttori farmaceutici offrono essi stessi eventi di formazione. Si tratta di una tendenza?
Ci sono molte aziende farmaceutiche che organizzano i propri eventi di formazione, il che è anche molto trasparente. Naturalmente, non si tratta necessariamente di mappare la diversità della ricerca scientifica su un argomento. Inoltre, questi eventi non sono solitamente certificati ECM.
Alcune società specialistiche stanno registrando un calo massiccio del numero di partecipanti ai loro congressi, il che ha soprattutto gravi conseguenze economiche per le società. Al momento, ci troviamo in una fase di transizione in cui si stanno sperimentando nuovi modelli, spesso con offerte decentralizzate, in cui gli eventi centrali sono in parte riprodotti digitalmente e gli eventi si svolgono in circoli più piccoli, ad esempio suddivisi in laboratori pratici. Ha un ruolo nella sua vita quotidiana?
Anche noi possiamo notare che ci sono alcune società che hanno visto diminuire la partecipazione ai congressi nel corso degli anni. Ma ci sono anche congressi con un numero di partecipanti stabile o addirittura in crescita. Dipende molto dal contenuto dei congressi. Ci sono anche congressi in cui bisogna riconsiderare la frequenza: In alcuni campi non ci sono così tante novità da rendere oggettivamente utile l’organizzazione di un congresso annuale. Notiamo, ad esempio, che ci sono relatori che tengono la stessa lezione più volte a causa della mancanza di dati attuali – i partecipanti lo notano, ovviamente. Molte società associano automaticamente l’organizzazione di un congresso annuale a un guadagno finanziario. Tuttavia, questo accade raramente e sarebbe meglio che i congressi si svolgessero solo ogni due o tre anni. Inoltre, ci sono anche molti eventi concorrenti – per poter competere con loro, è necessario avere contenuti molto buoni e aggiornati, un comitato consultivo scientifico ambizioso e un buon comitato scientifico in stretta collaborazione con un PCO che sia disposto e in grado di determinare i temi e le attività giuste.
Un congresso attraente per i partecipanti non comprende solo gli argomenti giusti, ma anche una forma di presentazione accattivante. Le sessioni scientifiche di alto profilo con uno stile di insegnamento frontale raramente attraggono i medici nella pratica… Quindi le società devono chiedersi “chi è la mia clientela, cosa offre il mio congresso che gli altri non offrono e dove sono i nuovi progetti interessanti con l’industria”. Sempre più importanti sono le sessioni interattive e altre nuove forme di trasferimento di conoscenze in cui i partecipanti possono dare un buon contributo, ad esempio temi caldi, formati pro & contro o workshop più piccoli con un massimo di 20-25 persone con un forte orientamento pratico.
Quindi il fatto che i congressi non siano più un successo sicuro, anche per le società professionali, può certamente essere anche un’opportunità per fare congressi migliori, sia in termini di forma che di contenuto?
Assolutamente sì. Le singole associazioni scientifiche che stanno dietro ai congressi sono strutturate in modo diverso. Esistono grandi associazioni scientifiche, anch’esse gestite in modo molto professionale, come ad esempio il Congresso Europeo di Cardiologia con oltre 30.000 partecipanti. Uno staff di un centinaio di persone organizza anche congressi più piccoli, qui in-house, nel mezzo… Le società più piccole, invece, non possono permettersi tutto questo e fanno bene ad avere un Organizzatore di Congressi Professionale, che non è solo responsabile per loro come fornitore di servizi, ma anche come consulente. E questo è anche ciò che è cambiato nel corso degli anni: In passato, eravamo solo un fornitore di servizi per un congresso, che offriva determinati servizi – oggi siamo più un consulente, un consulente professionale che consiglia il congresso su come posizionarsi e commercializzarsi meglio, su ciò che dovrebbe includere in futuro e simili. Questa è anche la differenza tra gli innumerevoli piccoli PCO che continuano a offrire solo i loro servizi come fornitori di servizi e i pochi grandi PCO che hanno un’esperienza internazionale e il cui portafoglio oggi comprende molto di più della sola organizzazione congressuale.
Cosa ha cambiato la digitalizzazione?
Molto… Oggi non è più assolutamente necessario che un oratore sia presente di persona ad un congresso. In passato, le persone avevano alcune riserve nell’invitare relatori da Paesi lontani con viaggi lunghi e costosi e spesso si limitavano a uno o tre relatori con viaggi lunghi. Al giorno d’oggi è molto più facile invitare relatori che possono poi sedersi nel loro ospedale a New York, per esempio, e tenere il loro discorso lì e anche discutere con i partecipanti nel centro congressi. Non si tratta solo di costi, ma anche di tempo che i relatori ora si risparmiano in termini di viaggio. Il digitale significa anche che le informazioni possono essere fornite molto rapidamente, i programmi possono essere adattati rapidamente, i contenuti possono essere annunciati molto presto, ad esempio tramite un’app che fornisce il programma scientifico preliminare molto presto. In digitale, il contenuto dei congressi stessi può essere mappato in tempo reale e utilizzato ulteriormente in seguito.
Quali esperienze ha avuto con l’utilizzo delle offerte digitali da parte del gruppo target?
Questo è molto diverso. Ci sono società e discipline in cui troviamo che questo è accettato molto positivamente, ma ci sono anche gruppi e contesti in cui questo è molto ritardato. I giovani sono ancora generalmente più propensi a impegnarsi con i formati digitali rispetto alle loro controparti un po’ più anziane.
I corsi di formazione ECM online sono in concorrenza con i congressi?
In definitiva, ci si può chiedere se i congressi siano ancora necessari oggi o meno e se siano ancora percepiti come rilevanti. Sono convinto che il congresso non sia in concorrenza con le offerte di formazione digitale. Oltre alla varietà dei contenuti offerti, lo scambio personale, il networking e la conoscenza delle città giocano un ruolo importante nella decisione di partecipare a un congresso; le offerte digitali completano e ampliano la gamma dei congressi.
Cosa ne pensa dei congressi decentrati, cioè da 1 a 5?
In alcune circostanze, questo può essere utile. Soprattutto se si considerano congressi mastodontici come l’ESC (Società Europea di Cardiologia), che comprende uno spettro immensamente ampio di discipline diverse, ci si può chiedere se un congresso debba avere 30.000 partecipanti. Quando un congresso ha raggiunto una certa dimensione, si potrebbe pensare di dividere o dividere questo congresso e di organizzarne altri più piccoli. Abbiamo già avuto esperienze in questo senso: ci sono alcuni congressi in cui alcune discipline non possono essere adeguatamente rappresentate, che vengono coperte con una o due sessioni, il che non è affatto sufficiente. Per esempio, abbiamo contribuito a sviluppare il Congresso sulla schizofrenia, che è stato separato dall’area delle indicazioni complesse della psichiatria, perché ci siamo resi conto che il quadro clinico della schizofrenia è “una scienza a sé” e abbiamo sviluppato un Congresso sulla schizofrenia separato da esso. Lo abbiamo fatto ripetutamente con il Congresso ADHD. Il tema ha sempre avuto un ruolo marginale nei congressi di psichiatria, che non rendevano in alcun modo giustizia alla sua rilevanza nella pratica e nella ricerca. Oggi, questo congresso conta 2000 partecipanti – un concetto che si è dimostrato valido.
Cosa sarà cambiato tra 10 anni?
La digitalizzazione troverà sempre più spazio nella pianificazione, progettazione e realizzazione dei congressi. Nuove forme di comunicazione, formati interattivi giocheranno un ruolo maggiore. Verranno sviluppati altri congressi speciali; i grandi congressi continueranno a rafforzarsi dall’altra parte. Alcuni congressi più piccoli dovranno temere per la loro sopravvivenza, perché non ricevono sufficiente attenzione, anche da parte dell’industria, che è meno in grado di partecipare a un gran numero di congressi a causa dei budget ridotti. Oggi, il settore partecipa principalmente a due o tre, se il peggio viene al peggio, quattro congressi di una stessa disciplina. Anche i social media stanno diventando sempre più importanti: chi perde i contatti in questo ambito si perde molte opportunità.
Come si sta posizionando per i prossimi anni?
Investiamo molto nei media digitali, e abbiamo anche creato una nostra azienda informatica che è in grado di implementare progetti per noi e per i nostri clienti in tempi molto rapidi… Registrazione, sistemi di gestione degli estratti, sistemi di prenotazione alberghiera: come PCO deve adattarsi ai requisiti stabiliti dalle associazioni. Realizziamo app professionali che collegano i diversi sistemi tra loro, in modo che, ad esempio, un partecipante possa registrarsi all’Associazione tramite single sign-on e sia poi automaticamente inserito nell’elenco del Congresso… Questi aspetti tecnici sono diventati oggi incredibilmente importanti in termini di competitività come PCO, così come l’aspetto formativo, ossia l’utilizzo dei contenuti del Congresso come moduli di e-learning – e l’integrazione del settore in questi formati digitali. In passato, l’industria era sempre e solo l’attore che dava i soldi, cioè una strada a senso unico; oggi, invece, deve essere una relazione più equilibrata, cioè una nuova relazione basata sulla partnership, al di là del semplice trasferimento di fondi. Sono certamente tutte questioni importanti da considerare per il futuro.
Cosa la rende diversa dagli altri PCO?
Ciò che ci distingue è che siamo un’azienda attiva sul mercato da quasi 40 anni, un’azienda a conduzione familiare i cui proprietari si occupano dell’ulteriore sviluppo dei congressi e dei clienti in un contesto molto personale e forniscono una consulenza molto personale e individuale sui rispettivi problemi. Anche se oggi siamo ancora uno dei PCO più grandi – impieghiamo molti collaboratori altamente motivati e di lunga data – non siamo una “fabbrica di congressi” con 2-3000 dipendenti che non possono più essere gestiti personalmente per ovvie ragioni. Inoltre, siamo molto forti nell’area digitale con la nostra azienda IT e possiamo rispondere molto rapidamente alle richieste dei nostri clienti in questo senso.
Lei sta anche battendo nuove strade, impegnandosi indipendentemente dalle società professionali e organizzando i propri eventi… Perché?
Perché pensiamo di non voler agire esclusivamente come fornitore di servizi per una società professionale. Questo è ciò che stiamo facendo e continueremo a fare. Inoltre, abbiamo alcune idee su come i congressi dovrebbero apparire in futuro – e questo non può essere sempre attuato con ogni associazione professionale… Ci sentiamo molto impegnati in alcune aree scientifiche, pensiamo che sia importante promuovere determinati contenuti e contribuire a svilupparli ulteriormente. Per questo motivo abbiamo deciso di agire come organizzatori in proprio in alcune aree di indicazione e di organizzare congressi a pieno rischio, poiché riteniamo che questo avrà una buona vita in aree che finora sono state sottorappresentate nel panorama dei congressi scientifici.
È in concorrenza con le società professionali o è semplicemente complementare alle loro offerte?
Non credo che siamo in competizione, ma che stiamo aprendo un nuovo terreno e non necessariamente in competizione diretta con le società. Sviluppiamo un nuovo prodotto e stabiliamo nuovi contenuti, nuove priorità. Lo vedo come un complemento.
InFo NEUROLOGIA & PSICHIATRIA 2020; 18(1): 6-8
PRATICA GP 2020, 15(1): 6-8
