Entretien avec Inge Hanser, Managing Director CPO HANSER SERVICE
Madame Hanser, vous êtes organisatrice de congrès depuis 40 ans, en quoi consiste exactement votre activité ?
Inge Hanser :
Nous organisons des congrès nationaux et internationaux en Allemagne, en Europe et dans le monde entier. Ce sont pour la plupart des congrès scientifiques, mais nous organisons également des événements non scientifiques. Les congrès scientifiques sont principalement des congrès médicaux. Nous avons commencé notre activité à Hambourg avec la société “CPO Hanser Service Hanser & Co GmbH” et six mois plus tard, nous avons créé une deuxième société à Berlin. Berlin est un site très intéressant avec un très grand centre de congrès et de très nombreux congrès internationaux. Nous proposons un “service complet”, c’est-à-dire que nous organisons des congrès de A à Z, depuis la question de savoir où le congrès peut avoir lieu jusqu’à l’établissement du budget, la planification des dates, le concept de marketing et de publicité, les réservations d’hôtel, le personnel sous toutes ses formes, la technique, etc. Nous nous occupons de l’exposition, du sponsoring, de l’organisation de programmes cadres, c’est-à-dire de tout ce qui fait partie d’un congrès, jusqu’aux aspects fiscaux et, par la suite, aux statistiques et aux comptes.
Aviez-vous beaucoup de concurrence à l’époque ?
Nous avons commencé à l’origine à Hambourg et nous nous sommes d’abord concentrés sur les congrès qui avaient lieu en Allemagne. Il n’y avait pas beaucoup de concurrents à l’époque, ils sont arrivés au cours des années suivantes. Aujourd’hui, nous sommes confrontés à de très nombreux concurrents, y compris des concurrents de renommée internationale, mais aussi à de très nombreux petits organisateurs de congrès professionnels (PCO) qui ne méritent pas vraiment ce nom et qui organisent des événements de petite taille.
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Notre partenaire d’interview
Inge Hanser |
Ces petits PCO essaient-ils de faire des affaires en pratiquant des prix bas ?
Ces entreprises sont obligées de faire des affaires en proposant des prix bas, ce qui nous pose évidemment problème, car un certain nombre de sociétés doivent faire très attention à l’argent et pensent à tort qu’en acceptant le service d’un petit PCO avec des prix plus bas, elles obtiendront la même qualité, ce qui n’est pas vrai.
Dans le cadre de l’organisation du congrès, qui s’occupe du contenu des résumés et des intervenants ?
C’est généralement la société de discipline médicale qui s’en charge, avec un comité scientifique qui définit le programme et choisit également les keynote speakers, puis nous communique qui ils souhaitent inviter. C’est à partir de là que nous correspondons le plus souvent avec les orateurs principaux et que nous réglons les autres détails. Mais ce n’est qu’une partie de la planification du contenu d’un congrès : Dans le cadre d’un “appel à communications”, les chercheurs du monde entier sont invités à soumettre des contributions ; nous collectons ces résumés, qui sont de courtes contributions de sessions potentielles, et les soumettons au comité scientifique, qui examine et évalue ces résumés et décide lesquels seront acceptés ou non. Les présentations orales et les présentations par affiches sont divisées en deux catégories, car il n’est pas possible de présenter tous les résumés acceptés dans une session du congrès, notamment parce que la capacité des salles ne le permet pas. Le programme de contenu proprement dit est donc généralement déterminé par l’association et nous nous chargeons ensuite de l’organisation.
Comment les congrès ont-ils été financés dans le passé ?
Il n’y a guère d’associations professionnelles qui peuvent investir des fonds pour organiser un congrès – ou qui ne le souhaitent pas. Un congrès doit généralement s’autofinancer, par le biais des contributions des participants, des contributions pour l’inscription des participants et de l’implication de l’industrie, c’est-à-dire Mais il y a aussi des congrès qui bénéficient d’un soutien supplémentaire, que ce soit par certaines fondations, par des fonds de l’UE ou parfois, lorsque des congrès ont lieu dans certaines villes, par des subventions de la ville ou du pays concerné.
Qu’en est-il de la participation aux symposiums industriels et à l’exposition industrielle dans le passé, y a-t-il eu des critiques de la part du corps médical concernant l’implication pharmaceutique ou cela a-t-il été bien accepté ?
Dans le passé, tout était généralement très bien accueilli, et l’industrie invitait très souvent les participants à assister au congrès. Cela a beaucoup changé aujourd’hui, car avec les différents codes pharmaceutiques qui existent, l’industrie ne peut plus inviter les médecins aussi facilement, pour ne pas dire plus du tout. Les participants doivent donc désormais financer eux-mêmes leur participation au congrès, ce qui signifie souvent, mais pas toujours, que le nombre de participants aux congrès est aujourd’hui plus faible qu’auparavant.
Qu’est-ce que le Code de transparence a apporté de plus ?
Les codes de l’industrie pharmaceutique se sont déjà beaucoup fait sentir. Tout d’abord, les codes de l’industrie pharmaceutique et des fabricants d’appareils sont différents et parfois contradictoires, ce qui ne nous facilite pas la tâche. En règle générale, il s’agit avant tout d’une transparence totale. Le lieu d’implantation de l’entreprise pharmaceutique est un facteur important : Si l’entreprise est basée aux États-Unis, les règles y sont généralement beaucoup plus strictes que pour une entreprise basée en Europe. L’expérience montre toutefois que le règlement américain, plus strict, donne la tendance, qui se reflète peu de temps après en Europe.
En principe, les entreprises sont invitées à déclarer publiquement le montant de leur soutien financier à un congrès. Ces informations sont publiées sur un site web, ainsi que dans certaines publications. Combien d’argent l’entreprise a-t-elle investi dans l’organisation d’un symposium satellite, combien d’argent a-t-elle investi dans un stand d’exposition… cela va même jusqu’à devoir distinguer quel orateur dépend de telle ou telle entreprise, quels moyens ils reçoivent – mais pas seulement pour les symposiums industriels, aujourd’hui, pour tout programme scientifique, l’orateur doit indiquer exactement où et par qui il est soutenu. Il n’est plus permis de distribuer des cadeaux aux participants ; aux États-Unis, une entreprise qui distribue un stylo doit même faire enregistrer le nom de la personne à qui le stylo a été remis. Il n’est plus permis de sponsoriser des services de restauration, ce qui signifie que les pauses café ou les déjeuners ont pour la plupart été supprimés. Nous avons récemment eu le cas d’une entreprise qui n’était plus autorisée à servir du café sur son stand d’exposition.
Il s’agissait avant tout d’une initiative d’engagement volontaire de l’industrie pharmaceutique. Cet engagement les conduit aujourd’hui à ne pouvoir présenter leurs travaux de recherche, leurs produits, qu’à un public plus restreint lors des congrès.
C’est vrai, il s’agit d’une autorégulation que l’industrie s’est imposée. Il existe certaines dispositions légales aux États-Unis, mais elles sont beaucoup plus faibles, mais la plupart des réglementations sont issues de l’industrie. Les réactions du corps médical sont hétérogènes : certains médecins sont favorables à l’initiative de transparence, d’autres refusent même tout soutien de l’industrie et paient eux-mêmes leurs repas. Et il y a aussi quelques congrès, encore peu nombreux à ce jour, qui organisent leurs événements sans aucun soutien de l’industrie. Cela peut fonctionner, mais ce n’est pas si simple.
De plus en plus de fabricants de produits pharmaceutiques proposent eux-mêmes des formations. Est-ce une tendance ?
Il existe de nombreuses entreprises pharmaceutiques qui organisent elles-mêmes leurs formations, ce qui est très transparent. Bien entendu, il ne s’agit pas nécessairement ici d’une représentation de la diversité de la recherche scientifique sur un sujet donné. De plus, ces événements ne sont généralement pas certifiés CME.
Certaines sociétés de discipline médicale constatent une baisse massive de la participation à leurs congrès, ce qui a surtout de graves conséquences économiques pour les sociétés. Actuellement, nous sommes dans une phase de transition où de nouveaux modèles sont tentés, souvent avec des offres décentralisées, où les événements centraux sont en partie représentés sous forme numérique et où des événements ont lieu en plus petit comité, par exemple sous forme d’ateliers pratiques. Cela joue-t-il un rôle dans votre vie quotidienne ?
Nous pouvons également constater que certaines sociétés voient le nombre de participants à leurs congrès diminuer au fil des ans. Mais il y a aussi des congrès dont le nombre de participants est stable ou même en augmentation. Cela dépend beaucoup du contenu des congrès. Il y a aussi des congrès dont la fréquence devrait être revue : Dans certaines disciplines, il n’y a pas tant de nouveautés que cela, objectivement, cela vaut la peine d’organiser un congrès annuel. Nous constatons par exemple que certains intervenants font plusieurs fois le même exposé, faute de données actualisées, et les participants s’en aperçoivent bien sûr. De nombreuses sociétés associent automatiquement un bénéfice financier à l’organisation d’un congrès annuel. Ils feraient mieux de n’organiser leurs congrès que tous les deux ou trois ans. En outre, il y a aussi beaucoup d’événements concurrents – pour s’imposer face à eux, il faut un contenu très bon et actuel, un conseil scientifique ambitieux et un bon comité scientifique en étroite collaboration avec un PCO, qui ont la volonté et la capacité de déterminer les bons sujets et les bonnes activités.
Pour qu’un congrès soit attractif pour les participants, il faut non seulement trouver les bons sujets, mais aussi une forme de présentation attrayante. Les sessions scientifiques éloignées dans un style d’enseignement frontal s’adressent rarement aux médecins de terrain… Les sociétés doivent donc se demander “quelle est ma clientèle, que fournit mon congrès que les autres ne fournissent pas et où se trouvent les nouveaux projets passionnants de l’industrie”. Les sessions interactives et autres nouvelles formes de transmission des connaissances où les participants peuvent bien s’impliquer sont de plus en plus importantes, par exemple les hot topics, les formats pour et contre ou les petits ateliers de 20-25 personnes maximum avec une forte orientation pratique.
Donc, le fait que les congrès ne soient plus une affaire gagnée d’avance, même pour les sociétés savantes, peut aussi être une opportunité de faire de meilleurs congrès, tant sur la forme que sur le fond ?
Absolument. Les différentes associations scientifiques qui sont à l’origine des congrès sont structurées différemment. Il existe de grandes associations scientifiques, qui sont également gérées de manière très professionnelle, par exemple le Congrès européen de cardiologie, qui réunit plus de 30 000 participants. Les petites sociétés ne peuvent pas se le permettre et ont tout intérêt à faire appel à un organisateur de congrès professionnel, qui ne sera pas seulement leur fournisseur de services, mais aussi leur conseiller. Et c’est aussi ce qui a changé au fil des ans : Avant, nous n’étions qu’un prestataire de services pour un congrès, nous offrions certains services – aujourd’hui, nous sommes plutôt des conseillers, un consultant professionnel qui conseille le congrès sur la manière de mieux se positionner et de mieux se commercialiser, sur ce qu’il devrait inclure à l’avenir, etc. C’est aussi la différence entre les innombrables petits PCO qui continuent à proposer leurs services en tant que prestataires et les quelques grands PCO qui ont une expérience internationale et dont le portefeuille comprend aujourd’hui beaucoup plus que la simple organisation de congrès.
Qu’est-ce que la numérisation a changé ?
Beaucoup de choses… Par exemple, il n’est plus nécessaire aujourd’hui qu’un orateur soit présent en personne à un congrès. Auparavant, il y avait une certaine réticence à inviter des conférenciers de pays lointains qui faisaient de longs et coûteux voyages et on se limitait souvent à un ou trois conférenciers qui faisaient de longs voyages. Aujourd’hui, il est beaucoup plus facile d’inviter des conférenciers qui peuvent ensuite s’asseoir dans leur hôpital à New York pour donner leur conférence et même discuter avec les participants au centre de congrès. Il ne s’agit pas seulement d’une question de coûts, mais aussi de temps que les conférenciers ne perdent pas à se déplacer. Le numérique signifie également que les informations peuvent être fournies très rapidement, les programmes peuvent être adaptés rapidement, les contenus peuvent être annoncés très tôt, par exemple via une application qui fournit très tôt le programme scientifique provisoire. Le numérique permet de reproduire en temps réel le contenu des congrès eux-mêmes et de l’exploiter par la suite.
Quelle est votre expérience de l’utilisation des offres numériques par le groupe cible ?
C’est très variable. Il y a des sociétés et des disciplines où nous constatons que cela est accepté de manière très positive, mais il y a aussi des groupements et des contextes où cela se produit avec beaucoup de retard. Les jeunes sont toujours plus enclins à utiliser des formats numériques que les personnes un peu plus âgées.
Les formations CME en ligne sont-elles en concurrence avec les congrès ?
En fin de compte, on peut se demander si les congrès sont encore nécessaires ou non aujourd’hui et s’ils sont encore perçus comme pertinents. Je suis convaincu que le congrès n’est pas en concurrence avec les offres de formation numérique. Outre la diversité des contenus proposés, l’échange personnel, le réseautage et la connaissance des villes jouent un grand rôle dans la décision de participer à un congrès, les offres numériques complètent et élargissent l’offre des congrès.
Que pensez-vous des congrès décentralisés, c’est-à-dire “1 pour 5” ?
Dans certaines circonstances, cela peut être utile. En particulier si l’on considère des congrès aussi gigantesques que l’ESC (European Society of Cardiology), qui regroupe un éventail incroyablement large de disciplines différentes, on peut se demander si un congrès doit compter 30 000 participants. Lorsqu’un congrès atteint une certaine ampleur, on pourrait tout à fait envisager de diviser ce congrès en deux ou en quatre et d’organiser à partir de là quelques congrès plus petits. Nous avons déjà fait l’expérience de certains congrès dans le cadre desquels certaines disciplines ne peuvent pas être représentées de manière adéquate et qui sont couverts par une ou deux sessions, ce qui est loin d’être suffisant. C’est ainsi que nous avons contribué à développer le congrès sur la schizophrénie, qui a été détaché du domaine complexe des indications psychiatriques, car nous nous sommes aperçus que le tableau clinique de la schizophrénie était “une science en soi” et nous avons développé à partir de là notre propre congrès sur la schizophrénie. C’est ce que nous avons fait à plusieurs reprises avec le Congrès ADHD. Le sujet a toujours joué un rôle marginal dans les congrès psychiatriques, ce qui ne rendait en aucun cas justice à sa pertinence dans la pratique et la recherche. Aujourd’hui, ce congrès compte 2000 participants – un concept qui a donc fait ses preuves.
Qu’est-ce qui aura changé dans 10 ans ?
La numérisation va prendre une place de plus en plus importante dans la planification, la conception et la mise en œuvre des congrès. De nouvelles formes de communication, des formats interactifs joueront un rôle plus important. Il y aura encore plus de congrès spéciaux développés ; les grands congrès continueront à se renforcer d’un autre côté. Certains petits congrès craignent pour leur survie car ils ne reçoivent pas suffisamment d’attention, notamment de la part de l’industrie qui, en raison de budgets réduits, peut moins participer à une multitude de congrès. Aujourd’hui, l’industrie participe principalement à deux ou trois, voire quatre si les choses tournent mal, congrès dans une discipline. Les médias sociaux prennent également de plus en plus d’importance – si vous perdez le contact avec eux, vous vous privez de nombreuses opportunités.
Comment vous positionnez-vous pour les prochaines années ?
Nous investissons beaucoup dans les médias numériques, nous avons également créé notre propre société informatique qui est en mesure de mettre en œuvre des projets très rapidement pour nous et nos clients… Enregistrement, systèmes de gestion des résumés, systèmes de réservation d’hôtel – en tant que PCO, vous devez vous adapter aux exigences imposées par les associations. Nous réalisons des applications professionnelles qui relient les différents systèmes entre eux, de sorte que, par exemple, un participant peut s’inscrire auprès de l’Association par le biais d’une authentification unique et être ensuite automatiquement répertorié dans le congrès… Ces aspects techniques sont devenus extrêmement importants aujourd’hui en termes de compétitivité en tant que PCO, tout comme l’aspect formation continue, c’est-à-dire l’exploitation du contenu du congrès sous forme de modules d’e-learning – et l’intégration de l’industrie dans ces formats numériques. Auparavant, l’industrie était toujours l’acteur qui donnait de l’argent, c’est-à-dire un one-way street ; mais aujourd’hui, il doit s’agir d’une relation plus équilibrée, c’est-à-dire d’une nouvelle relation de partenariat au-delà du simple transfert de fonds. Ce sont certainement tous des sujets importants à prendre en compte pour l’avenir.
Qu’est-ce qui vous différencie des autres PCO ?
Ce qui nous distingue, c’est que nous sommes une entreprise active sur le marché depuis près de 40 ans, une entreprise familiale dont les propriétaires s’occupent du développement des congrès et des clients dans un cadre très personnel, en donnant des conseils très personnalisés et adaptés à chaque problématique. Bien que nous fassions toujours partie aujourd’hui des plus grands PCO – nous employons de nombreux collaborateurs très motivés et de longue date – nous ne sommes pas une “usine à congrès” de 2 à 3 000 personnes qui, pour des raisons évidentes, ne peut plus être gérée personnellement. De plus, nous sommes très forts dans le domaine numérique avec notre propre société informatique et nous pouvons répondre très rapidement aux besoins de nos clients dans ce domaine.
Vous empruntez également de nouvelles voies en vous engageant également indépendamment des sociétés savantes et en organisant vos propres événements… Pourquoi ?
Parce que nous pensons que nous ne voulons pas être exclusivement un prestataire de services pour une société spécialisée. C’est ce que nous faisons et c’est ce que nous continuerons à faire. Nous nous sentons très engagés dans certains domaines scientifiques, nous pensons qu’il est important de promouvoir certains contenus et de contribuer à leur développement. C’est pourquoi nous avons décidé d’agir en tant qu’organisateur propre dans certains domaines d’indication et d’organiser des congrès en prenant tous les risques, comme nous pensons que cela a une bonne pérennité dans des domaines qui sont jusqu’à présent sous-représentés dans le paysage des congrès scientifiques.
Faites-vous concurrence aux sociétés spécialisées ou complétez-vous simplement leur offre ?
Je ne pense pas que nous soyons en concurrence, mais que nous explorions de nouvelles voies et que nous ne soyons pas nécessairement en concurrence directe avec des sociétés. Nous développons un nouveau produit et mettons en place de nouveaux contenus, de nouvelles priorités. Je le vois comme un complément.
InFo NEUROLOGIE & PSYCHIATRIE 2020 ; 18(1) : 6-8
PRATIQUE DU MÉDECIN DE FAMILLE 2020, 15(1) : 6-8
