Il congresso autunnale della Società Svizzera di Medicina Interna Generale (SGAIM) si è tenuto il 17. e Il 18 settembre si è svolto il più grande congresso medico dopo l’isolamento nazionale dalle piattaforme virtuali, con 700 partecipanti. I medici e i partner del congresso si sono riuniti nel Palazzo dei Congressi di Lugano con un bel clima estivo e sotto strette misure di protezione. Senza aperitivo, ma con una maschera. Il Segretario Generale, Dr. med. Lars Clarfeld, traccia un curriculum positivo.
La SGAIM ha organizzato il congresso autunnale di quest’anno con il motto “Medicina in movimento” ed è stata lieta di accogliere un gran numero di visitatori. Il numero limitato di partecipanti è stato raggiunto in un tempo molto breve e i workshop, gli aggiornamenti e le conferenze hanno visto la partecipazione attiva dei rappresentanti di tutte le regioni linguistiche.
Pranzo all’aria aperta
Oltre all’obbligo generale di indossare una maschera e all’archiviazione dei dati dei visitatori, il concetto di protezione prevedeva anche un divieto di consumo all’interno dell’edificio congressuale. Si è dovuto rinunciare agli apéros e al pranzo durante le lezioni. Invece, gli organizzatori si sono affidati a pacchetti pranzo che potevano essere consumati all’aperto. Sebbene l’aria fresca all’ora di pranzo abbia certamente i suoi vantaggi con le temperature estive, questo approccio sarà probabilmente più difficile da attuare nelle prossime stagioni.
Per ridurre ulteriormente il rischio di infezione, la registrazione dei partecipanti è stata spostata nell’area esterna. Quindi, non sono stati solo i dispensatori di disinfettanti ovunque a dimostrare i grandi sforzi compiuti per garantire la partecipazione più sicura possibile al congresso. Ma quanto efficace e fattibile si è rivelato il concetto di protezione? Dove sono state le difficoltà? E l’organizzazione fisica di altri congressi medici è realistica nel prossimo futuro? Abbiamo parlato di queste e altre domande con il Segretario Generale della SGAIM, Lars Clarfeld, MD, il 28 settembre 2020.
Dottor Clarfeld, il 4° congresso autunnale della SGAIM è stato uno dei primi congressi medici a svolgersi nuovamente in loco dopo il blocco. Quali sono stati i motivi decisivi che l’hanno spinta a farlo fisicamente?
Prima di tutto, è importante per me ricordare che la sicurezza dei partecipanti è sempre stata la nostra massima priorità. Uno dei motivi principali per cui è stato organizzato in questa forma è stato il desiderio dei nostri soci di fare rete. Inoltre, il nostro formato sarebbe stato difficile da implementare elettronicamente con molti eventi paralleli.
In seguito al rinvio del nostro 5° Congresso di primavera al prossimo anno, abbiamo deciso che la formazione non può essere messa in pausa in modo permanente. Se la fine dell’attuale situazione fosse stata prevedibile in pochi mesi, si sarebbe potuto prendere in considerazione anche un rinvio. In termini realistici, tuttavia, è probabile che la questione di COVID-19 ci terrà altrettanto occupati nel 2021. Per noi, non era semplicemente un’opzione non offrire un congresso per due anni o avere solo un congresso elettronico durante questo periodo. Pertanto, abbiamo esplorato le possibilità di tenere il nostro congresso in condizioni di sicurezza nella situazione attuale.
Quali misure ha adottato lo SGAIM per contrastare il rischio di infezione?
Un elemento chiave per la sicurezza, come per altri eventi, è stato il requisito rigoroso di indossare la maschera. Come eccezione, solo i relatori delle sale grandi potevano parlare senza maschera a una distanza sufficiente dal pubblico. Il cibo è stato un problema maggiore per noi. Non si può stare due giorni senza dare da mangiare ai visitatori. D’altra parte, bere caffè insieme e indossare una maschera non sono compatibili. Quindi, sebbene sia stato estremamente difficile per noi, soprattutto perché la socializzazione è una parte essenziale di questi congressi, abbiamo rinunciato alle pause caffè e abbiamo imposto il divieto di consumo nell’intera area interna. Invece, c’erano bottiglie d’acqua per tutti i partecipanti e pacchetti pranzo. Per noi era importante poter applicare il concetto di protezione in modo sicuro e mantenere il più basso possibile l’incentivo a riunirsi senza maschera.
Com’è stata l’accettazione di queste misure?
Era molto buono. Avevamo previsto più problemi, soprattutto con il cibo. Per quanto ne so, non c’è stato alcun incidente. Anche l’obbligo di indossare le maschere è stato molto ben osservato. Il 99% dei partecipanti ha indossato correttamente la maschera. Nel mio ruolo di addetto alla sicurezza, ero presente al congresso e di tanto in tanto vedevo qualcuno che non indossava correttamente la maschera. Ci siamo quindi rivolti a queste persone e le discussioni sono sorte solo una volta. L’intero team è stato istruito a rivolgersi ai visitatori in caso di violazioni, il che ha funzionato molto bene. Nel complesso, la nostra coerenza nell’applicazione è andata bene, in quanto le stesse regole sono state applicate a tutti. Abbiamo ricevuto molti feedback positivi al riguardo.
Secondo lei, ci sono stati incidenti critici durante il congresso per quanto riguarda il rischio di infezione?
No, per quanto ne so io, no. Le persone si sono comportate in modo davvero esemplare. Anche nella zona dei bagni non ho visto nessuno senza maschera. Uno o l’altro ha spinto verso il basso la maschera quando parlava al telefono, il che sembra essere un riflesso comune. Nella maggior parte dei casi, un segnale della mano era sufficiente per far sì che il partecipante rimettesse correttamente la protezione per bocca e naso. Finora, non ci sono state segnalazioni di contagi al congresso. Inoltre, per quanto ne so, non c’era nessuno che ha partecipato con un’infezione da COVID-19.
Ci sono state sfide particolari che non aveva previsto?
La grande sfida era l’incertezza. Il livello di stress durante la preparazione era sicuramente doppio rispetto a un congresso “normale”. C’è sempre la questione di come si svilupperà la pandemia, se ci saranno nuovi regolamenti e così via. Abbiamo dovuto affrontare questa situazione per la prima volta quando abbiamo organizzato la nostra visita specialistica a giugno. Avevamo sviluppato un concetto esemplare per un enorme padiglione a Basilea con 32.000 m2. La distanza minima poteva essere rispettata senza problemi e anche in questo caso c’era l’obbligo della maschera, oltre agli orari di ingresso scaglionati. Due o tre settimane prima dell’evento, ci è stato comunicato che il numero dei partecipanti sarebbe stato limitato a 300. Sarebbe stato possibile adattare il concetto alle nuove normative, ma a nostro avviso avrebbe peggiorato la sicurezza sul posto. Fortunatamente, siamo riusciti a ottenere un’esenzione dal Cantone di Basilea. Anche il chiarimento delle responsabilità è talvolta complesso. Oltre a questa incertezza fino all’ultimo minuto, al Congresso d’autunno abbiamo avuto la situazione particolare di effettuare per la prima volta la registrazione al Congresso internamente, il che ha rappresentato un’ulteriore sfida.
Nel complesso, la capacità di pianificare è semplicemente molto peggiore di quella a cui siamo abituati al momento. Torno qui all’esempio del catering. Normalmente si pianifica con un po’ meno, perché ci sono sempre cancellazioni e persone che non mangiano al congresso. Tuttavia, se il cibo si esaurisce, non è un problema grave, perché è sempre possibile aggiungerne dell’altro. Questa opzione non è disponibile per i sacchetti per il pranzo, in quanto è necessario preparare il numero esatto. Bisogna anche tenere conto del fatto che i partecipanti mangiano a orari diversi e le confezioni – non troppe e non troppo poche – devono essere ridotte di conseguenza. Questo aumenta davvero il carico organizzativo su tutti i fronti. E ci sono costi aggiuntivi. Anche se non abbiamo avuto pause caffè, il cibo era più costoso del solito. Un altro esempio è la registrazione, che per la prima volta si è svolta all’aperto. È stato necessario montare tende supplementari. Anche le cose apparentemente banali, come consegnare le maschere, diventano improvvisamente una sfida. Abbiamo deciso di distribuire le scatole in cui sono state distribuite le maschere. Queste dovevano essere riempite in ore di lavoro. Nel complesso, tutto era molto elaborato. Devo fare un grande complimento alla mia squadra.
Poiché – come lei dice – non si può mai sapere come si svilupperà la situazione: C’era un piano B?
Si stava discutendo di un congresso elettronico come piano B. Ma poi abbiamo deciso di non farlo. Affidarsi a entrambi in parallelo avrebbe comportato costi molto elevati. Per gli eventi più piccoli con una sola corsia, questa è certamente un’opzione. Ma con un allestimento così complesso come quello del Congresso d’Autunno, l’imaging elettronico sarebbe stato molto difficile. Vediamo la necessità di soluzioni elettroniche e anche il loro potenziale. D’altra parte, soprattutto in tempi in cui si fanno tante cose per via elettronica, vediamo anche il desiderio di incontrarsi di nuovo fisicamente. Soprattutto in termini di networking, non si può paragonare un congresso fisico con un evento elettronico.
Il congresso è stato prenotato molto rapidamente. Come ha vissuto la corsa sui sedili?
Il processo di registrazione è stato abbastanza normale. Abbiamo ipotizzato in anticipo che ci sarebbero state meno registrazioni a causa della pandemia. Siamo stati ancora più contenti della grande richiesta. Due settimane prima dell’evento, abbiamo deciso di chiudere le iscrizioni per rimanere fedeli al nostro concetto di sicurezza. In ogni caso, volevamo evitare che diventasse troppo affollato.
Lei ha detto che la grande richiesta è stata una sorpresa per lei. A cosa attribuisce la grande necessità dei medici di partecipare fisicamente ai congressi?
Il networking è un motivo decisivo per partecipare al congresso, oltre alla formazione continua. Lo scambio con i colleghi, anche su altri argomenti non pertinenti alla formazione continua, è ovviamente una grande necessità.
In tutto questo soppesare pro e contro l’implementazione, a un certo punto si deve prendere una decisione. Quando è stato quel momento?
Quando abbiamo deciso di seguire questa strada, non posso dire di più. Circa quattro o cinque settimane prima, c’è stata la decisione finale e definitiva. Si tratta anche di una questione di equità nei confronti dei partner che, da parte loro, devono anche pianificare. A un certo punto, anche gli espositori devono attivare dei processi. Da quel momento in poi, quando gli stand espositivi sono stati commissionati, ad esempio, è davvero difficile tirarsi indietro. Naturalmente, l’intera faccenda è difficile da prevedere e pianificare. Alla fine, lo sviluppo delle figure di infezione ha giocato a nostro favore.
Da un lato, i numeri in Ticino erano relativamente favorevoli e dall’altro, l’intero ambiente era estremamente sensibilizzato. Questo è molto importante per un’implementazione sicura, che ovviamente include anche il viaggio, l’hotel e così via. Abbiamo avuto la sensazione di trovarci in un ambiente molto sicuro.
Ci sono state cancellazioni a causa di COVID-19?
Ce n’erano pochissimi. Alcuni relatori sono stati ripresi in video per vari motivi e un premiato non ha potuto viaggiare a causa delle norme sulla quarantena. Alcuni partecipanti hanno anche annullato a causa di una malattia, che ovviamente è stata gestita in modo accomodante da parte nostra. Ci sono stati anche alcuni che non sono venuti a causa della loro funzione e del rischio residuo. I divieti di partecipazione ai congressi da parte degli ospedali, che erano ancora molto diffusi in primavera, non erano più un problema importante al congresso d’autunno.
Che cosa si porta via per i congressi futuri?
Abbiamo visto che è possibile organizzare un congresso più ampio anche in tempi come questi. Tuttavia, l’impegno non deve essere sottovalutato in nessun caso. Il fattore di stress è notevolmente maggiore, soprattutto a causa dell’incertezza. È molto importante rimanere fedeli a se stessi e non perdere mai di vista il fatto che la sicurezza dei partecipanti è fondamentale.
Quello che abbiamo visto è che, almeno nell’ambiente medico, l’accettazione delle misure sembra essere molto alta e sono ben implementate. Naturalmente, si tratta di un gruppo speciale in cui si può fondamentalmente presumere che la corretta manipolazione delle maschere e le misure igieniche siano note.
Penso che la partecipazione a qualsiasi congresso nella situazione attuale sia sempre una considerazione individuale e dipenda da una serie di fattori. Questo include non solo i dati sulle infezioni, ma anche le normative in vigore. Se, dal punto di vista della vita normale, dovesse essere di nuovo possibile assistere alle partite di calcio o di hockey su ghiaccio, questo naturalmente mette in prospettiva anche lo svolgimento dei congressi. L’incertezza, che è anche la sfida più grande, rimane fino all’ultimo momento e ogni concetto deve essere adattato alla rispettiva sede.
Il previsto Congresso di primavera della SGAIM si terrà a Basilea?
Al momento presumo di sì, ma naturalmente è soggetto all’ulteriore sviluppo della pandemia. La nostra volontà di tenere il Congresso è grande. Posso dirle con certezza il giorno dell’apertura del congresso se avrà effettivamente luogo.
C’è qualcosa che farebbe in modo diverso la prossima volta?
A mio parere, il nostro concetto di sicurezza era molto ragionevole e lo pianificheremmo esattamente allo stesso modo per la sede di Lugano. Naturalmente, il concetto non è facilmente trasferibile ad altre sedi e numeri di partecipanti, ma per l’ambientazione del congresso autunnale ha funzionato molto bene per noi. Chiaramente, c’è stata una certa curva di apprendimento, che speriamo semplifichi l’organizzazione dei congressi futuri. Per esempio, pensavamo in anticipo che le informazioni sui partecipanti raccolte con la registrazione sarebbero state sufficienti. Nel corso dei preparativi, tuttavia, ci siamo resi conto che il luogo di lavoro non era sufficiente per le autorità cantonali, ma che esse richiedevano il luogo di residenza e il numero di telefono di ogni visitatore per poterlo rintracciare. Abbiamo poi dovuto registrare nuovamente queste informazioni al momento del check-in, cosa che non ci sarebbe più successa se l’avessimo rifatto. Altri aspetti, come la consegna della maschera, hanno richiesto nuovi approcci, ma li implementeremo nuovamente in questo modo al prossimo congresso.
Vorrei ringraziare tutti i partecipanti per l’ottima organizzazione del congresso.
L’intervista è stata condotta da Amelie Stüger su 28 settembre 2020.
HAUSARZT PRAXIS 2020; 15(10): 36-38 (pubblicato il 22.10.20, prima della stampa).
