Entrevista com Inge Hanser, Directora Geral CPO HANSER SERVICE
Senhora Hanser, a senhora é organizadora de congressos há 40 anos, em que consiste exactamente o seu negócio?
Inge Hanser:
Organizamos congressos nacionais e internacionais na Alemanha, Europa e no mundo inteiro. São na sua maioria congressos científicos, mas também organizamos eventos não científicos. Os congressos científicos são principalmente congressos médicos. Começámos o nosso negócio em Hamburgo com a empresa “CPO Hanser Service Hanser & Co GmbH” e seis meses mais tarde fundámos uma segunda empresa em Berlim. Berlim é muito interessante como local com um centro de congressos muito grande e muitos congressos internacionais. Oferecemos um chamado “serviço completo”, ou seja, organizamos congressos de A a Z, começando pela questão de onde o congresso pode ser realizado até à preparação do orçamento, programação, conceito de marketing e publicidade, reservas de hotel, pessoal em qualquer forma, tecnologia, etc. Tratamos da exposição, patrocinamos, organizamos programas de apoio, ou seja, tudo o que pertence a um congresso, até e incluindo os aspectos fiscais e posteriormente estatísticas e facturas.
Tinha muita competição na altura?
Começámos inicialmente em Hamburgo e concentrámo-nos inicialmente em congressos que tiveram lugar na Alemanha. Nessa altura, não havia tantos concorrentes aqui, só surgiram no decurso dos anos seguintes. Hoje, temos de lidar com muitos concorrentes, incluindo concorrentes de reputação internacional, mas também muitos pequenos, os chamados PCOs, que não merecem realmente este nome (Organizadores Profissionais de Congressos), que organizam eventos correspondentemente pequenos.
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O nosso parceiro de entrevista
Inge Hanser |
Estes pequenos PCOs estão a tentar entrar no negócio através de preços baixos?
Estas empresas são forçadas a fazer negócios através de preços baixos, o que é naturalmente também um problema para nós, porque há várias empresas que têm de vigiar o dinheiro de muito perto e pensam erroneamente que se aceitarem o serviço de um pequeno PCO com preços mais baixos, obterão a mesma qualidade, o que não é correcto.
Quem cuida dos resumos e dos oradores no âmbito da organização do congresso?
Isto é geralmente feito pela sociedade profissional com um comité científico, que determina o programa e também selecciona os oradores principais e depois diz-nos quem eles gostariam de convidar. A partir daí, normalmente conduzimos a correspondência com os oradores principais e organizamos os pormenores adicionais. Mas isto é apenas parte do planeamento do conteúdo de um congresso: Em ligação com um “Call for Papers”, cientistas de todo o mundo são chamados a submeter contribuições; estes resumos, pequenas contribuições de possíveis sessões, são recolhidos por nós e entregues ao comité científico, que revê e avalia estes resumos e decide quais deles são aceites e quais não são. Existe uma subdivisão em “apresentações orais” e “apresentações de posters”, porque não é possível apresentar todos os resumos que foram aceites num congresso dentro de uma sessão, até porque as capacidades da sala não são suficientes para tal. Assim, o conteúdo real do programa é normalmente determinado pela associação e depois organizamo-lo.
Como têm sido financiados os congressos no passado?
Quase não existem sociedades profissionais que possam investir fundos para realizar um congresso – ou não querem fazê-lo. Como regra, um congresso tem de se financiar a si próprio, através de contribuições dos participantes, através de contribuições para a inscrição dos participantes e através do envolvimento da indústria, ou seja, através da participação da indústria no congresso. através do patrocínio ou participação em exposições… Mas há também congressos que recebem apoio adicional, seja através de certas fundações, seja através de fundos da UE ou, por vezes, quando os congressos se realizam em certas cidades, através de subsídios da respectiva cidade ou país.
Como foi no passado com a participação em simpósios da indústria e a exposição da indústria, houve críticas por parte da profissão médica relativamente ao envolvimento farmacêutico ou foi isto bem recebido?
No passado, tudo era geralmente recebido muito positivamente; no passado, a indústria também convidava muito frequentemente os participantes a participar no congresso. Isto mudou muito hoje em dia, porque devido aos diferentes códigos farmacêuticos existentes, a indústria já não está autorizada a convidar médicos tão facilmente, para não dizer que não está autorizada a convidá-los de todo. Assim, os participantes têm agora de financiar a sua própria participação no congresso, o que muitas vezes significa que os congressos de hoje têm frequentemente, nem sempre, um número inferior de participantes em comparação com o passado.
O que mais trouxe o Código de Transparência consigo?
Os códigos da indústria farmacêutica já se fizeram muito sentir. Em primeiro lugar, existem códigos diferentes da indústria farmacêutica e dos fabricantes de dispositivos, e também se contradizem em parte, o que não facilita o nosso tratamento com eles. Em regra, trata-se principalmente de transparência total. Agora, um factor importante é o local onde a empresa farmacêutica está sediada: Se a empresa estiver sediada nos EUA, por exemplo, os regulamentos lá são normalmente muito mais rigorosos do que para uma empresa sediada na Europa. A experiência mostra, no entanto, que a regulamentação mais rigorosa nos Estados Unidos da América estabelece aqui a tendência, o que se reflecte também na Europa pouco tempo depois.
Em princípio, as empresas são chamadas a revelar publicamente quanto dinheiro apoiam um congresso. Esta informação é publicada num website, além disso, em algumas publicações. Quanto dinheiro investiu a empresa na realização de um simpósio satélite, quanto investiu num stand de exposições… isto também vai tão longe que tem de se distinguir qual o orador em que depende de certas empresas, que fundos recebem – mas não só para os simpósios da indústria, mas para qualquer programa científico de hoje, o orador tem de revelar exactamente onde é financiado por quem. Não podem ser distribuídos mais presentes aos participantes; nos EUA, uma empresa que distribui uma biro deve mesmo registar-se pelo nome a quem a caneta foi dada. A restauração pode já não ser patrocinada, ou seja, as pausas para café ou almoços foram na sua maioria cancelados. Recentemente tivemos um caso em que uma empresa também já não estava autorizada a servir café no seu stand de exposição.
Esta foi principalmente uma iniciativa de auto-compromisso por parte da indústria farmacêutica. Este auto-compromisso conduz agora, em última análise, ao facto de só poderem apresentar a sua investigação, os seus produtos, a um grupo-alvo mais pequeno nos congressos.
Isto é correcto, é uma auto-regulação que a indústria se impôs a si própria. Existem certos regulamentos legais nos EUA, mas são muito mais fracos, mas a maioria dos regulamentos saíram da indústria. A resposta da profissão médica é heterogénea: alguns médicos são a favor da iniciativa de transparência, outros rejeitam mesmo qualquer apoio da indústria e pagam pela sua própria restauração. E há também alguns, por enquanto poucos, congressos que realizam os seus eventos inteiramente sem o apoio da indústria. Pode funcionar, mas não é fácil.
Cada vez mais fabricantes farmacêuticos estão a oferecer, eles próprios, eventos de formação. Será isto uma tendência?
Existem bastantes empresas farmacêuticas que organizam os seus próprios eventos de formação, o que também é muito transparente. Evidentemente, não se trata necessariamente de cartografar a diversidade da investigação científica sobre um tema. Além disso, estes eventos não são normalmente certificados pela CME.
Algumas sociedades especializadas estão a sofrer uma diminuição maciça do número de participantes nos seus congressos, o que tem sobretudo consequências económicas graves para as sociedades. Neste momento, encontramo-nos numa fase de transição onde novos modelos estão a ser experimentados, muitas vezes com ofertas descentralizadas, onde os eventos centrais são parcialmente reproduzidos digitalmente e os eventos têm lugar em círculos mais pequenos, por exemplo, divididos em workshops práticos. Isto desempenha algum papel na sua vida quotidiana?
Também podemos ver que há certas sociedades que têm assistido ao longo dos anos a uma diminuição da participação em congressos. Mas há também congressos com um número estável ou mesmo crescente de participantes. Depende muito do conteúdo dos congressos. Há também congressos onde se deve reconsiderar a frequência: Em alguns campos não há tanto de novo que valha objectivamente a pena organizar um congresso anual. Notamos, por exemplo, que há oradores que dão a mesma palestra várias vezes devido à falta de dados actuais – os participantes notam isto, é claro. Muitas sociedades associam automaticamente uma organização anual do congresso a um ganho financeiro. No entanto, isto raramente acontece, e seria melhor que realizassem os seus congressos apenas de dois em dois ou de três em três anos. Além disso, há também muitos eventos concorrentes – para poder competir contra eles, é necessário um conteúdo muito bom e actualizado, um conselho consultivo científico ambicioso e um bom comité científico em estreita cooperação com um OPC que esteja disposto e seja capaz de determinar os tópicos e actividades certos.
Um congresso atractivo para os participantes inclui não só os tópicos certos mas também uma forma apelativa de apresentação. Sessões científicas de alto nível em estilo de ensino frontal raramente apelam aos médicos na prática… Por isso as sociedades precisam de se perguntar “quem é a minha clientela, o que é que o meu congresso proporciona que os outros não o fazem e onde estão os novos projectos excitantes com a indústria”. Cada vez mais importantes são as sessões interactivas e outras novas formas de transferência de conhecimentos em que os participantes podem contribuir bem, por exemplo, temas quentes, formatos pro & con ou workshops mais pequenos com um máximo de 20-25 pessoas com uma forte orientação prática.
Então o facto de os congressos já não serem um sucesso certo, mesmo para as sociedades profissionais, pode certamente ser também uma oportunidade para fazer melhores congressos, tanto em termos de forma como de conteúdo?
Absolutamente. As associações científicas individuais por detrás dos congressos estão estruturadas de forma diferente. Existem grandes associações científicas, que também são geridas de forma muito profissional, por exemplo, o Congresso Europeu de Cardiologia com mais de 30.000 participantes. Uma equipa de cem pessoas organiza aqui também congressos mais pequenos entre… As sociedades mais pequenas, por outro lado, não se podem dar a esse luxo e são bem aconselhadas a ter um Organizador Profissional de Congressos que não seja apenas responsável por eles como prestador de serviços, mas também como consultor. E foi também isso que mudou ao longo dos anos: No passado, éramos apenas um prestador de serviços para um congresso, oferecendo certos serviços – hoje somos mais um consultor, um consultor profissional que aconselha o congresso sobre como se pode posicionar e comercializar melhor, o que deve incluir no futuro e afins. Esta é também a diferença entre os inúmeros pequenos OPC que continuam a oferecer apenas os seus serviços como prestadores de serviços e os poucos OPC grandes que têm experiência internacional e cuja carteira inclui hoje muito mais do que apenas a organização de congressos.
O que é que a digitalização mudou?
Muito… Hoje em dia, já não é absolutamente necessário que um orador esteja presente pessoalmente num congresso. No passado, as pessoas tinham certas reservas quanto a convidar oradores de países distantes com viagens longas e caras e muitas vezes limitavam-se a um a três oradores com viagens longas. Hoje em dia é muito mais fácil convidar oradores que podem então sentar-se no seu hospital em Nova Iorque, por exemplo, e dar a sua palestra lá e até entrar em discussão com os participantes no centro do congresso. Não se trata apenas de custos, mas também de tempo que os oradores são agora poupados em termos de viagens. Digital também significa que a informação pode ser entregue muito rapidamente, os programas podem ser adaptados rapidamente, o conteúdo pode ser anunciado muito cedo, por exemplo através de um aplicativo que entrega o programa científico preliminar muito cedo. Digitalmente, o conteúdo dos próprios congressos pode ser mapeado em tempo real e mais tarde utilizado.
Que experiências tem com a utilização de ofertas digitais por parte do grupo-alvo?
Isto é muito diferente. Há sociedades e disciplinas em que se verifica que isto é muito positivamente aceite, mas há também agrupamentos e contextos em que isto está muito atrasado. Os mais jovens ainda são geralmente mais propensos a envolverem-se com formatos digitais do que os seus homólogos ligeiramente mais velhos.
Os cursos de formação em linha da CME estão em competição com congressos?
Em última análise, pode-se perguntar se os congressos ainda são necessários hoje ou não e se ainda são entendidos como relevantes. Estou convencido de que o congresso não está em concorrência com as ofertas de formação digital. Para além da variedade de conteúdos oferecidos, o intercâmbio pessoal, o networking e o conhecimento das cidades desempenham um papel importante na decisão de assistir a um congresso; as ofertas digitais complementam e alargam a gama de congressos.
O que pensa de congressos descentralizados, ou seja, de 1 fazer 5?
Em determinadas circunstâncias, isto pode ser útil. Especialmente quando se considera congressos tão mamute como o ESC (Sociedade Europeia de Cardiologia), que inclui um espectro imensamente amplo de diferentes disciplinas, pode-se perguntar a si mesmo se um congresso precisa de ter 30.000 participantes. Quando um congresso atinge uma certa dimensão, pode-se bem pensar em dividir ou aquartelar este congresso e organizar alguns congressos mais pequenos a partir dele. Já tivemos experiência a este respeito: existem certos congressos onde algumas disciplinas não podem ser adequadamente representadas, que são cobertos com uma ou duas sessões, por exemplo, o que não é de modo algum suficiente. Por exemplo, ajudámos a desenvolver o Congresso de Esquizofrenia, que foi separado da área de indicação complexa da psiquiatria, porque nos apercebemos que o quadro clínico da esquizofrenia é “uma ciência em si” e desenvolvemos um Congresso de Esquizofrenia separado dela. Temos feito isto repetidamente com o Congresso da ADHD. O tema sempre desempenhou um papel marginal nos congressos psiquiátricos, o que de modo algum fez justiça à sua relevância na prática e na investigação. Actualmente, este congresso conta com 2000 participantes – um conceito que já deu provas.
O que terá mudado em 10 anos?
A digitalização vai encontrar cada vez mais o seu caminho no planeamento, concepção e implementação de congressos. Novas formas de comunicação, os formatos interactivos desempenharão um papel mais importante. Serão desenvolvidos mais congressos especiais; os grandes congressos continuarão a reforçar-se do outro lado. Alguns congressos mais pequenos terão de temer pela sua sobrevivência porque não recebem atenção suficiente, também da indústria, que tem menos capacidade de participar num grande número de congressos devido a orçamentos reduzidos. Actualmente, a indústria participa principalmente em dois ou três, se o pior acontecer, quatro congressos numa só disciplina. As redes sociais estão também a tornar-se mais importantes – aqueles que aqui perdem o contacto perdem muitas oportunidades.
Como se está a posicionar para os próximos anos?
Investimos muito em meios digitais, e também criámos a nossa própria empresa de TI que é capaz de implementar projectos para nós e para os nossos clientes muito rapidamente… Registo, sistemas de gestão abstracta, sistemas de reserva de hotéis – como PCO tem de se adaptar aos requisitos estabelecidos pelas associações. Realizamos aplicações profissionais que ligam os diferentes sistemas entre si, para que, por exemplo, um participante possa inscrever-se na Associação através de uma única inscrição e seja depois automaticamente inscrito no Congresso… Estes aspectos técnicos tornaram-se hoje incrivelmente importantes em termos de competitividade como PCO, bem como o aspecto da formação, ou seja, a utilização do conteúdo do Congresso como módulos de e-learning – e a integração da indústria nestes formatos digitais. No passado, a indústria era sempre apenas o actor que dava dinheiro, ou seja, uma via de sentido único; hoje, porém, tem de ser uma relação mais equilibrada, ou seja, uma nova relação baseada na parceria, para além da mera transferência de fundos. Todas estas são certamente questões importantes a considerar para o futuro.
O que o torna diferente de outros PCOs?
O que nos distingue é que somos uma empresa que está activa no mercado há quase 40 anos, uma empresa familiar cujos proprietários cuidam do desenvolvimento futuro dos congressos e dos clientes num quadro muito pessoal e prestam conselhos muito pessoais e individuais sobre os respectivos problemas. Embora ainda hoje sejamos um dos maiores PCOs – empregamos muitos funcionários altamente motivados e a longo prazo – não somos uma “fábrica do congresso” com 2-3000 funcionários que já não podem ser geridos pessoalmente por razões óbvias. Além disso, somos muito fortes na área digital com a nossa própria empresa de TI e podemos responder muito rapidamente aos requisitos dos nossos clientes a este respeito.
Está também a desbravar novos caminhos ao envolver-se independentemente das sociedades profissionais e ao organizar os seus próprios eventos… Porquê?
Porque pensamos que não queremos actuar exclusivamente como prestador de serviços para uma sociedade profissional. É isso que estamos a fazer e continuaremos a fazer. Além disso, temos certas ideias sobre como os congressos devem ser no futuro – e nem sempre se pode implementar isso com todas as associações profissionais… Sentimo-nos muito empenhados em certas áreas científicas, pensamos que é importante promover certos conteúdos e ajudar a desenvolvê-los ainda mais. É por isso que decidimos agir como organizadores próprios em certas áreas de indicação e organizar congressos em total risco, pois acreditamos que isto terá uma boa vida em áreas que até agora têm estado subrepresentadas no panorama do congresso científico.
Competem com as sociedades profissionais ou simplesmente complementam as suas ofertas?
Não creio que estejamos a competir, mas sim a abrir novos caminhos e não necessariamente a competir directamente com as sociedades. Desenvolvemos um novo produto e estabelecemos novos conteúdos, novas prioridades. Vejo-o como um complemento.
InFo NEUROLOGIA & PSYCHIATRY 2020; 18(1): 6-8
PRÁTICA DO GP 2020, 15(1): 6-8
