Entrevista con Inge Hanser, Directora General de CPO HANSER SERVICE
Sra. Hanser, usted es organizadora de congresos desde hace 40 años, ¿en qué consiste exactamente su actividad?
Inge Hanser:
Organizamos congresos nacionales e internacionales en Alemania, Europa y en todo el mundo. En su mayoría son congresos científicos, pero también organizamos eventos no científicos. Los congresos científicos son principalmente congresos médicos. Iniciamos nuestra actividad en Hamburgo con la empresa “CPO Hanser Service Hanser & Co GmbH” y seis meses después fundamos una segunda empresa en Berlín. Berlín es un lugar muy interesante, con un centro de congresos muy grande y numerosos congresos internacionales. Ofrecemos el llamado “servicio completo”, es decir, organizamos congresos de la A a la Z, empezando por la cuestión de dónde puede celebrarse el congreso hasta la preparación del presupuesto, la programación, el concepto de marketing y publicidad, la reserva de hoteles, el personal en cualquiera de sus formas, la tecnología, etc. Nos ocupamos de la exposición, el patrocinio, organizamos programas de apoyo, es decir, todo lo que corresponde a un congreso, hasta los aspectos fiscales y, después, las estadísticas y facturas.
¿Tenía mucha competencia entonces?
Empezamos en Hamburgo y al principio nos centramos en los congresos que se celebraban en Alemania. En aquella época no había tantos competidores aquí, sólo aparecieron en el transcurso de los años siguientes. Hoy en día, tenemos que hacer frente a muchos competidores, incluidos competidores con reputación internacional, pero también a muchos pequeños, llamados OPC, que en realidad no merecen este nombre (Organizadores Profesionales de Congresos), que organizan eventos correspondientemente pequeños.
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Nuestro socio entrevistador
Inge Hanser |
¿Estos pequeños OPC intentan entrar en el negocio mediante precios bajos?
Estas empresas se ven obligadas a hacer negocio a través de precios bajos, lo que por supuesto también es un problema para nosotros, porque hay una serie de empresas que tienen que vigilar muy de cerca el dinero y piensan erróneamente que si aceptan el servicio de un pequeño OPC con precios más bajos, obtendrán la misma calidad, lo que no es correcto.
¿Quién se ocupa de los resúmenes y de los ponentes en el marco de la organización del congreso?
Normalmente lo hace la sociedad profesional con un comité científico, que determina el programa y también selecciona a los ponentes principales y luego nos dice a quién le gustaría invitar. A partir de ahí, solemos mantener la correspondencia con los ponentes principales y organizar los detalles posteriores. Pero esto es sólo una parte de la planificación del contenido de un congreso: En relación con una “convocatoria de ponencias”, se hace un llamamiento a científicos de todo el mundo para que presenten contribuciones; estos resúmenes, breves contribuciones de posibles sesiones, son recogidos por nosotros y entregados al comité científico, que revisa y evalúa estos resúmenes y decide cuáles de ellos se aceptan y cuáles no. Existe una subdivisión en “presentaciones orales” y “presentaciones de pósteres”, ya que no es posible presentar todos los resúmenes que han sido aceptados en un congreso en una sola sesión, entre otras cosas porque la capacidad de las salas no es suficiente para ello. Así que el contenido real del programa suele determinarlo la asociación y luego lo organizamos nosotros.
¿Cómo se han financiado los congresos en el pasado?
Apenas hay sociedades profesionales que puedan invertir fondos para celebrar un congreso, o no quieren hacerlo. Por regla general, un congreso tiene que financiarse a sí mismo, a través de las contribuciones de los participantes, a través de las contribuciones para la inscripción de los participantes y a través de la implicación de la industria, es decir, a través de la participación de la industria en el congreso. a través del patrocinio o la participación en exposiciones… Pero también hay congresos que reciben apoyo adicional, ya sea a través de determinadas fundaciones, ya sea a través de fondos de la UE o, a veces, cuando los congresos se celebran en determinadas ciudades, a través de subvenciones de la ciudad o el país respectivos.
¿Cómo fue en el pasado la participación en los simposios de la industria y en la exposición de la industria, hubo críticas por parte de la profesión médica respecto a la participación farmacéutica o fue bien recibida?
En el pasado, todo solía tener una acogida muy positiva; en el pasado, la industria también invitaba muy a menudo a los participantes a participar en el congreso. Esto ha cambiado mucho hoy en día, porque debido a los diferentes códigos farmacéuticos que existen, la industria ya no puede invitar a los médicos tan fácilmente, por no decir que no puede invitarlos en absoluto. Así que ahora los participantes tienen que financiar su propia participación en el congreso y esto a menudo significa que los congresos de hoy en día a menudo, no siempre, tienen un menor número de participantes en comparación con el pasado.
¿Qué más ha traído consigo el Código de Transparencia?
Los códigos de la industria farmacéutica ya se han hecho sentir. En primer lugar, existen diferentes códigos de la industria farmacéutica y de los fabricantes de dispositivos, y además se contradicen entre sí en parte, lo que no nos facilita las cosas. Por regla general, se trata ante todo de una transparencia total. Ahora bien, un factor importante es dónde tiene su sede la empresa farmacéutica: Si la empresa tiene su sede en EE.UU., por ejemplo, la normativa allí suele ser mucho más estricta que para una empresa con sede en Europa. Sin embargo, la experiencia demuestra que las normativas más estrictas de EE.UU. marcan la tendencia aquí, que también se refleja en Europa poco después.
En principio, se pide a las empresas que revelen públicamente con cuánto dinero apoyan a un congreso. Esta información se publica en una página web, además de en algunas publicaciones. Cuánto dinero ha invertido la empresa en acoger un simposio satélite, cuánto en un stand de exposición… esto también llega hasta el punto de que hay que distinguir qué ponente depende de determinadas empresas, qué fondos recibe… pero no sólo para los simposios de la industria, sino para cualquier programa científico actual, el ponente tiene que revelar exactamente de quién recibe financiación. No se pueden distribuir más regalos a los participantes; en EE.UU., una empresa que distribuye una birome debe incluso registrar por su nombre a quién se le ha dado el bolígrafo. Es posible que ya no se patrocine el catering, es decir, que se hayan cancelado en su mayoría las pausas para el café o los almuerzos. Hace poco tuvimos un caso en el que también se prohibió a una empresa servir café en su stand de feria.
Se trató principalmente de una iniciativa de autocompromiso de la industria farmacéutica. Este autocompromiso conduce ahora, en última instancia, a que sólo puedan presentar sus investigaciones, sus productos, a un grupo objetivo más reducido en los congresos.
Así es, se trata de una autorregulación que la industria se ha impuesto a sí misma. En EE.UU. existen ciertas regulaciones legales, pero son mucho más débiles, pero la mayoría de las regulaciones han salido de la industria. La respuesta de la profesión médica es heterogénea: algunos médicos están a favor de la iniciativa de transparencia, otros incluso rechazan cualquier apoyo de la industria y pagan su propio catering. Y también hay algunos congresos, aún escasos, que organizan sus eventos totalmente sin el apoyo de la industria. Puede funcionar, pero no es fácil.
Cada vez son más los fabricantes farmacéuticos que ofrecen ellos mismos cursos de formación. ¿Es una tendencia?
Hay bastantes empresas farmacéuticas que organizan sus propios actos de formación, lo que también es muy transparente. Por supuesto, no se trata necesariamente de cartografiar la diversidad de la investigación científica sobre un tema. Además, estos eventos no suelen estar certificados por la CME.
Algunas sociedades especializadas están experimentando descensos masivos en el número de participantes en sus congresos, lo que sobre todo tiene también graves consecuencias económicas para las sociedades. En estos momentos, nos encontramos en una fase de transición en la que se están probando nuevos modelos, a menudo con ofertas descentralizadas, en las que los actos centrales se reproducen en parte digitalmente y los actos tienen lugar en círculos más pequeños, por ejemplo desglosados en talleres prácticos. ¿Juega esto algún papel en su vida cotidiana?
También podemos observar que hay ciertas sociedades que han visto disminuir la asistencia a los congresos a lo largo de los años. Pero también hay congresos con un número estable o incluso creciente de participantes. Depende mucho del contenido de los congresos. También hay congresos en los que hay que reconsiderar la frecuencia: En algunos campos no hay tantas novedades como para que merezca la pena objetivamente organizar un congreso anual. Nos damos cuenta, por ejemplo, de que hay ponentes que dan la misma conferencia varias veces por falta de datos actuales; los participantes se dan cuenta, por supuesto. Muchas sociedades asocian automáticamente la organización de un congreso anual con un beneficio económico. Sin embargo, rara vez es así y sería mejor que celebraran sus congresos sólo cada dos o tres años. Además, también hay muchos eventos competidores: para poder competir contra ellos, se necesita un contenido muy bueno y actualizado, un consejo asesor científico ambicioso y un buen comité científico en estrecha colaboración con un OCP que esté dispuesto y sea capaz de determinar los temas y actividades adecuados.
Un congreso atractivo para los participantes no sólo incluye los temas adecuados, sino también una forma de presentación atractiva. Las sesiones científicas de alto nivel en estilo de enseñanza frontal rara vez atraen a los médicos en ejercicio… Así que las sociedades deben preguntarse “quién es mi clientela, qué aporta mi congreso que no aporten los demás y dónde hay nuevos proyectos interesantes con la industria”. Cada vez son más importantes las sesiones interactivas y otras nuevas formas de transferencia de conocimientos en las que los participantes pueden contribuir bien, por ejemplo temas candentes, formatos pro & contra o talleres más pequeños con un máximo de 20-25 personas con una fuerte orientación práctica.
Así pues, el hecho de que los congresos ya no sean un éxito seguro, ni siquiera para las sociedades profesionales, ¿puede ser sin duda también una oportunidad para hacer mejores congresos, tanto en la forma como en el contenido?
Absolutamente. Las asociaciones científicas individuales que están detrás de los congresos están estructuradas de forma diferente. Existen grandes asociaciones científicas que también se gestionan de forma muy profesional, como por ejemplo el Congreso Europeo de Cardiología, con más de 30.000 participantes. Una plantilla de cien personas también organiza congresos más pequeños aquí en medio… Las sociedades más pequeñas, en cambio, no pueden permitírselo y hacen bien en contar con un Organizador Profesional de Congresos que no sólo sea responsable de ellas como proveedor de servicios, sino también como asesor. Y eso es también lo que ha cambiado a lo largo de los años: En el pasado, éramos sólo un proveedor de servicios para un congreso, que ofrecía determinados servicios – hoy somos más un asesor, un consultor profesional que aconseja al congreso sobre cómo puede posicionarse y comercializarse mejor, qué debe incluir en el futuro y cosas por el estilo. Esta es también la diferencia entre los innumerables OPC pequeños que siguen ofreciendo únicamente sus servicios como proveedores de servicios y los pocos OPC grandes que tienen experiencia internacional y cuya cartera incluye hoy mucho más que la organización de congresos.
¿Qué ha cambiado la digitalización?
Mucho… Hoy en día, ya no es absolutamente necesario que un ponente esté presente en persona en un congreso. En el pasado, la gente tenía ciertas reservas a la hora de invitar a ponentes de países lejanos con viajes largos y costosos y a menudo se limitaban a uno o tres ponentes con viajes largos. Hoy en día es mucho más fácil invitar a ponentes que luego pueden sentarse en su hospital de Nueva York, por ejemplo, y dar allí su charla e incluso entablar un debate con los participantes en el centro de congresos. No se trata sólo de los costes, sino también del tiempo que los ponentes se ahorran ahora en desplazamientos. Lo digital también significa que la información puede entregarse muy rápidamente, que los programas pueden adaptarse con rapidez, que los contenidos pueden anunciarse con mucha antelación, por ejemplo a través de una app que entrega el programa científico preliminar con mucha antelación. Digitalmente, el contenido de los propios congresos puede cartografiarse en tiempo real y utilizarse posteriormente.
¿Qué experiencias tiene con el uso de ofertas digitales por parte del grupo destinatario?
Esto es muy diferente. Hay sociedades y disciplinas en las que esto se acepta muy positivamente, pero también hay agrupaciones y contextos en los que esto se retrasa mucho. En general, los más jóvenes siguen siendo más proclives a los formatos digitales que sus homólogos de algo más de edad.
¿Los cursos de formación en línea sobre EMC compiten con los congresos?
En última instancia, cabe preguntarse si los congresos siguen siendo necesarios hoy en día o no y si todavía se perciben como relevantes. Estoy convencido de que el congreso no compite con las ofertas de formación digital. Además de la variedad de contenidos que se ofrecen, el intercambio personal, la creación de redes y el conocimiento de las ciudades desempeñan un papel importante en la decisión de asistir a un congreso; la oferta digital complementa y amplía la oferta de congresos.
¿Qué opina de los congresos descentralizados, es decir, del 1 al 5?
En determinadas circunstancias, esto puede ser útil. Especialmente si se tienen en cuenta congresos tan gigantescos como el de la ESC (Sociedad Europea de Cardiología), que incluye un espectro inmensamente amplio de diferentes disciplinas, cabe preguntarse si un congreso necesita contar con 30.000 participantes. Cuando un congreso ha alcanzado cierto tamaño, bien podría pensarse en dividirlo o acuartelarlo y organizar a partir de él algunos congresos más pequeños. Ya tenemos experiencia en este sentido: hay ciertos congresos en los que algunas disciplinas no pueden estar adecuadamente representadas, que se cubren con una o dos sesiones, por ejemplo, lo que no es en absoluto suficiente. Por ejemplo, ayudamos a desarrollar el Congreso de Esquizofrenia, que se separó del área de indicaciones complejas de la psiquiatría, porque nos dimos cuenta de que el cuadro clínico de la esquizofrenia es “una ciencia en sí misma” y desarrollamos un Congreso de Esquizofrenia separado de ella. Lo hemos hecho repetidamente con el Congreso ADHD. El tema siempre ha desempeñado un papel marginal en los congresos de psiquiatría, que en modo alguno hacían justicia a su relevancia en la práctica y la investigación. Hoy en día, este congreso cuenta con 2000 participantes, un concepto que ha demostrado su eficacia.
¿Qué habrá cambiado dentro de 10 años?
La digitalización se abrirá paso cada vez más en la planificación, el diseño y la ejecución de los congresos. Las nuevas formas de comunicación, los formatos interactivos desempeñarán un papel más importante. Se desarrollarán más congresos especiales; los grandes congresos seguirán reforzándose por otro lado. Algunos congresos más pequeños tendrán que temer por su supervivencia al no recibir suficiente atención, también por parte de la industria, que tiene menos posibilidades de participar en un gran número de congresos debido a la reducción de los presupuestos. Hoy en día, la industria participa principalmente en dos o tres, en el peor de los casos, cuatro congresos de una misma disciplina. Los medios sociales también son cada vez más importantes: los que pierden el contacto aquí se pierden muchas oportunidades.
¿Cómo se está posicionando para los próximos años?
Invertimos mucho en medios digitales, y también hemos creado nuestra propia empresa de TI que es capaz de poner en marcha proyectos para nosotros y nuestros clientes con gran rapidez… Registro, sistemas de gestión de resúmenes, sistemas de reserva de hoteles… como OPC tienes que adaptarte a los requisitos establecidos por las asociaciones. Realizamos aplicaciones profesionales que conectan los distintos sistemas entre sí, de modo que, por ejemplo, un participante puede inscribirse en la Asociación a través del inicio de sesión único y, a continuación, se le inscribe automáticamente en el Congreso… Estos aspectos técnicos han adquirido hoy una importancia increíble en términos de competitividad como OPC, así como el aspecto formativo, es decir, la utilización de los contenidos del Congreso como módulos de e-learning – y la integración de la industria en estos formatos digitales. En el pasado, la industria siempre era sólo el actor que daba dinero, es decir, una calle de sentido único; hoy, sin embargo, tiene que ser una relación más equilibrada, es decir, una nueva relación basada en la asociación más allá de la mera transferencia de fondos. Sin duda, todas estas son cuestiones importantes a tener en cuenta para el futuro.
¿Qué le diferencia de otros OPC?
Lo que nos distingue es que somos una empresa activa en el mercado desde hace casi 40 años, una empresa familiar cuyos propietarios se ocupan del desarrollo de los congresos y de los clientes en un marco muy personal y proporcionan un asesoramiento muy personal e individual sobre los problemas respectivos. Aunque hoy en día seguimos siendo una de las OPC más grandes – empleamos a muchos trabajadores muy motivados y con muchos años de antigüedad – no somos una “fábrica de congresos” con 2-3.000 empleados que ya no se pueden gestionar personalmente por razones obvias. Además, somos muy fuertes en el área digital con nuestra propia empresa de TI y podemos responder muy rápidamente a los requisitos de nuestros clientes en este sentido.
También está abriendo nuevos caminos al implicarse independientemente de las sociedades profesionales y organizar sus propios eventos… ¿Por qué?
Porque pensamos que no queremos actuar exclusivamente como proveedores de servicios para una sociedad profesional. Eso es lo que estamos haciendo y seguiremos haciendo. Además, tenemos ciertas ideas sobre cómo deberían ser los congresos en el futuro – y esto no siempre se puede llevar a cabo con todas las asociaciones profesionales… Nos sentimos muy comprometidos con determinadas áreas científicas, creemos que es importante promover ciertos contenidos y ayudar a desarrollarlos más. Por eso hemos decidido actuar como nuestros propios organizadores en determinadas áreas de indicación y organizar congresos a todo riesgo, ya que creemos que esto tendrá buena vida en áreas que hasta ahora han estado infrarrepresentadas en el panorama de los congresos científicos.
¿Compite con las sociedades profesionales o simplemente complementa su oferta?
No creo que estemos compitiendo, sino abriendo nuevos caminos y no necesariamente compitiendo directamente con las sociedades. Desarrollamos un nuevo producto y establecemos nuevos contenidos, nuevas prioridades. Lo veo como un complemento.
InFo NEUROLOGÍA Y PSIQUIATRÍA 2020; 18(1): 6-8
PRÁCTICA GP 2020, 15(1): 6-8
